Qué es la digitalización de empresas

Qué es la digitalización de empresas

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La digitalización de empresas es un tema que no solo abarcamos en la web de SaaS Rank a través de los productos SaaS que reseñamos y el contenido formativo que publicamos, sino también en el centro de la conversación que tenemos con muchos de los empresarios con los que nos sentamos habitualmente. El reto ni siquiera está en demostrar la importancia de digitalizar procesos, sino en el mismísimo origen de la cuestión: los términos más fundamentales en esta conversación aún no se han discutido. Inclusive preguntas cómo “¿qué es digitalizar?” siguen sin responderse a muchos empresarios quienes se pueden beneficiar de las tecnologías disponibles.

Si apelamos a la RAE, la definición básica de digitalizar no reviste mayor misterio, pues significa “registrar datos en forma digital”. Y, si ampliamos el concepto, podríamos concluir que digitalizar es convertir o codificar en números dígitos, los datos o la información de carácter continuo como fotografías y textos, también según refiere la RAE.

Pero, ¿acaso esta definición echa luces sobre lo que realmente significa el proceso de digitalización de empresas en el entorno tecnológico y la tendencia actual de los mercados? Con el desarrollo y progreso indetenible de las nuevas tecnologías de información, el mundo cambió y, el sector empresarial, no es una excepción.

La digitalización de los procesos apunta a la conversión de tareas manuales o analógicas a sistemas de datos digitales, como es de suponer. Y aunque este proceso suena tan simple como escanear un documento físico como el DNI y guardarlo en una carpeta del ordenador, en términos de negocio va mucho más allá. Muchísimo.

Es cierto que la digitalización de la información permite a las organizaciones grandes, medianas y pequeñas ahorrar costos, ser más eficientes y brindar mejor servicio al cliente. Pero, podríamos decir que la digitalización de empresas es el paso previo al proceso de transformación digital del negocio a nivel integral, que requiere la implementación de herramientas tecnológicas para optimizar tanto las gestiones internas como su competencia en los mercados actuales. Veamos en detalle.

¿Digitalización de empresas o transformación digital?

Para comenzar, digamos que, aunque estas expresiones tienden a confundirse, no son precisamente sinónimos.

Ya pusimos un ejemplo sencillísimo que refiere el proceso de digitalización de un documento físico tan común como el DNI. Ahora, entrando al negocio, pensemos en un presupuesto que se elabora directamente sobre la pantalla, se guarda en un archivo PDF, se manda al cliente vía correo electrónico y se imprime solo si es necesario. Ese podría ser otro ejemplo de digitalización de los procesos, pues se utiliza la tecnología para atender una necesidad o resolver un problema en la oficina.

Pero, ¿acaso ese tipo de proceso no refiere transformación digital? En efecto, son conceptos muy cercanos, pero ambos tienen sus propios alcances. Una empresa digitaliza su información para disminuir costos de operación y ser más eficiente, pero realmente compite con ventajas en los mercados, cuando se adapta al actual mundo digital donde sus prospectos, clientes y consumidores expresan sus preferencias, gustos y necesidades. Ellos son, sin duda alguna, el soporte de cualquier negocio.

Así, la digitalización de empresas es apenas el comienzo del proceso de transformación digital de todo tipo y tamaño de negocio, incluyendo al sector B2C y B2B. Imposible desestimar al usuario, consumidor o cliente actual que no solo se ha adaptado a las nuevas formas de búsqueda de los productos o servicios que quiere adquirir, sino que además cambió radicalmente su manera de relacionarse con las marcas utilizando herramientas digitales como las redes sociales.

La clave del éxito de todo negocio es conocer, entender, mejorar la experiencia del cliente y, por supuesto, fidelizarlo, y para alcanzar el objetivo es necesario adaptar los procesos de producción a sus necesidades y expectativas. Para ir un paso adelante, el mercado ha desarrollado herramientas para el análisis de datos de prospectos y clientes que reposan en los archivos digitales de la empresa. El resultado de este tipo de analítica favorece la toma de decisiones estratégicas a favor del negocio.

Hemos decantado la diferencia entre el proceso de digitalización y la transformación digital del negocio. Para completar con éxito este tránsito es necesario implementar tecnologías como, por ejemplo, cloud computing, Big Data, 3D, IA, IoT, Internet de las Cosas, Mobile & Internet, Robótica 4.0, Fintech y Blockchain, entre otras que destacan en el amplísimo abanico de opciones a elegir. Cada negocio optará por las herramientas que le aporten valor, y le sirvan para ser más productivo y rentable.

5 beneficios de la digitalización de empresas

Cuando una empresa aborda el proceso de transformación digital, explora y procesa de manera sistemática, con la ayuda de equipos tecnológicos, todos aquellos datos que mantiene almacenados para obtener información valiosa que, como dijimos anteriormente, le permitirá tomar decisiones acertadas. Los beneficios, en desglose:

Mejora la experiencia del cliente

Un cliente bien atendido y adecuadamente complacido, es un cliente más fácil de conservar y fidelizar. Todo el proceso de digitalización y transformación digital contribuye a mantener al cliente satisfecho, pues además de conocerlo mejor a través del análisis de datos, le permite a la empresa predecir conductas y mantener una comunicación más personalizada con usuarios o consumidores de la marca, ofrecerles productos o servicios las 24 horas durante todo el año, promover descuentos y ofertas, facilitar las gestiones de pago online, tener un sitio web interactivo y opciones de atención al cliente, por ejemplo, a través de chat en vivo.

Favorece la productividad del equipo humano

La digitalización de empresas y el consecuente proceso de transformación digital genera una plantilla de clientes satisfechos que todo negocio debe conservar para crecer y ser cada día más rentable. Pero, además de este beneficio, la gestión de los procesos internos se hace mucho más llevadera, es más fácil detectar problemas laborales en las distintas áreas y, en consecuencia, implementar las soluciones que sean necesarias para resolver los inconvenientes. Y, ¿qué ocurre cuando una empresa reduce costos, optimiza sus procesos internos mejorando la productividad de su equipo humano y, además, tiene clientes satisfechos?

Incrementa el volumen de negocio

Con clientes satisfechos, buena reputación y equipo humano productivo, el negocio crecerá y será más rentable, siempre y cuando la empresa esté dispuesta a adaptarse a los constantes cambios del mercado que, nos guste o no, están prácticamente soportados en las nuevas tecnologías. A modo de ilustración, vale la pena revisar el estudio realizado a finales del 2020 por Fujitsu, donde los resultados apuntan que el 46% de las empresas que participaron en el sondeo mejoraron su capacidad de respuesta al aplicar la digitalización de los procesos.

Abre nuevos canales de comunicación

Las nuevas tecnologías son tan versátiles que, entre otras ventajas, han abierto nuevos canales de comunicación que representan, además, un mundo antes insospechado para el desarrollo de modelos de negocios digitales, que se pueden adaptar tanto a la vocación de la empresa como a sus clientes y sus nuevos hábitos de consumo. Es así como más allá de la mera digitalización de empresas, el mundo actual apunta hacia la transformación digital con la implementación de elementos como infoproductos, e-learning, modelos de suscripción, dropshiping y pagos online, entre tantas otras funcionalidades que soportan el negocio digital.

Atrae y retiene el talento

Muy recomendado y atractivo tendrá que ser un producto o servicio para mantenernos dos minutos seguidos dentro de un sitio web aburrido, monótono, sin gracia, especialmente cuando la oferta es amplia y dinámica, y los negocios que apuntan a la transformación digital lucen una imagen muy atractiva y adquieren mejor reputación online. Además de atraer prospectos y clientes, un entorno activo, moderno, con vida, capta y retiene a jóvenes talentos que tienen en su esencia la disposición a enfrentar retos de cara a los cambios constantes del mercado global.

¿Cuál fue el papel de la pandemia del COVID-19?

En el marco de los procesos de digitalización y transformación digital, obviamente el reciente año de crisis marcó un antes y un después en los esfuerzos de los negocios por mantenerse a flote. Se consolidó el concepto de teletrabajo y oficina virtual, todo gracias a Internet.

Tanto las marcas como sus clientes se adaptaron rápida y progresivamente a esta nueva realidad transitando el camino hacia la verdadera transformación digital. Y, según las tendencias, independientemente de lo que ocurra en el mundo en materia sanitaria, los negocios seguirán utilizando herramientas digitales y estrategias de marketing para mejorar la experiencia de sus clientes vía Internet.

Antes de revisar cuál es la clave del éxito en el escenario actual, no debemos confundir el proceso de digitalizar documentos con el verdadero significado de la transformación digital que, en efecto, sí resultó favorecida durante el año de pandemia, pues hay estadísticas que afirman que, durante los primeros 15 días de cuarentena global, el e-commerce o la venta online reportó un incremento por encima de 55%.

Transformación digital y cambio de paradigma

Como todo proceso, esta tarea también tiene pasos previos al logro del objetivo, que es competir con ventajas en los mercados mundiales cada día más dinámicos. Desde esta óptica, antes de proceder a la digitalización de empresas, hay que revisar si la información manual cumple con los parámetros para su automatización.

Pero, abordando la transformación digital en su sentido más amplio, no basta con apoyarse en las herramientas tecnológicas, pues este tipo de proceso requiere un profundo análisis de las relaciones entre la empresa y sus procesos, empleados, colaboradores, proveedores y clientes en general. Esta reflexión, eventualmente, orientará la modificación o ajustes del modelo de negocio previamente establecido.

Aunque este proceso luce engorroso a primera vista, es menos complicado de lo que parece. Son precisamente las herramientas tecnológicas como los productos SaaS las que facilitan la implementación de los cambios asociados a la transformación digital que, tal como comentamos en líneas anteriores, reduce costos de operación, favorece la productividad y potencia la rentabilidad mejorando la experiencia de usuarios y clientes quienes, al final de cuentas, son el soporte económico de cualquier tipo de empresa.

Tendencia en cifras

A modo de ejemplo ilustrativo podríamos apuntar que para este año 2021, el 40% de las empresas españolas abordarán el proceso de transformación digital y, en consecuencia, dejarán de existir tal cual lo han hecho hasta ahora. Este dato, según un estudio realizado por la compañía Censuswide.

Y, para concluir, una pregunta muy seria, tanto para ti como para nosotros: ¿en qué parte del proceso de transformación digital está actualmente tu empresa?

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