¿Llegamos al 2021 y tu empresa aún no tiene un gestor de proyectos implementado? ¿La comunicación entre los miembros de tu equipo consiste en emails y mensajes por Whatsapp? ¿Las tareas se organizan con la ayuda de una hoja de cálculo compartida en el servidor local de la empresa? Si respondes afirmativamente a estas preguntas, considera “crítica” la digitalización de tus procesos de trabajo diarios, empezando por la forma en la cual gestionas tus tareas y las de tu equipo.
Hoy más que nunca es el momento de aprovechar los beneficios que ofrecen los mejores gestores de proyectos con versiones gratuitas disponibles online. Una elección adecuada te permitirá organizar y planificar correctamente todas las tareas que debe cumplir tu equipo de trabajo y, al mismo tiempo, optimizar tu rol como líder de un grupo que se sentirá más motivado y, en consecuencia, será más productivo.
Un software de gestión de proyectos es uno de los mejores aliados para reunir a empleados, asociados y colaboradores en general en un solo lugar, desde donde observarán una visión bastante completa sobre el ciclo de vida de una propuesta de negocio, incluyendo su pasado, su presente y su proyección a futuro, con la posibilidad de entrelazar tareas que, cumplidas de acuerdo a las previsiones, sumarán puntos a favor del éxito del proyecto.
¿Has notado que a medida que aumenta la cantidad de tareas a ejecutar para consolidar el proyecto, se corre el riesgo de perder el control de cada detalle? Pues, es en ese punto cuando se hace imprescindible contar con un software de gestión de proyectos que permita monitorear cómo van las tareas individuales y ajustar las grupales, reordenar las prioridades cuando sea necesario, supervisar los avances y atender las dificultades antes que se convierten en problemas serios.
Gestores de proyectos para agilizar procesos online
El mercado digital ofrece múltiples alternativas para ayudarte a gestionar uno o varios proyectos en paralelo, muchas de las cuales ya hemos hablado en SaaS Rank. A continuación, encontrarás una lista con las 10 mejores opciones disponibles con planes gratuitos, para que elijas la que mejor se ajuste a tu emprendimiento o iniciativa empresarial.
Asana
Este software de gestión de proyecto facilita el seguimiento al trabajo asignado, aprovechando al máximo el proceso de automatización con excelentes resultados en tiempo óptimo. Además, el usuario puede dar prioridad a ciertas tareas, y ejecutarlas de acuerdo a su importancia.
Ventajas: Es intuitivo y fácil de aplicar a proyectos de pequeñas empresas. Muy conveniente para administrar procesos de contratación y ventas, compartir tareas, planificar la distribución de contenido para redes sociales, sumar o eliminar usuarios temporales, almacenar la información de contactos y utilizar la aplicación móvil.
Desventajas: Necesario ajuste del envío de correos electrónicos cada vez que se producen cambios en algunos proyectos, aunque no sean verdaderamente relevantes.
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Trello
Esta herramienta basada en tableros visualmente intuitivos permite ejecutar las tareas asociadas a la gestión de proyectos, utilizando solamente la función de arrastrar y soltar. Es flexible y fácil de manejar. El usuario puede diseñar y personalizar su proyecto según sus necesidades, intereses y expectativas.
Trello es ideal para trabajar con la metodología Scrum, de la cual hemos hablado extensamente en nuestro blog.
Ventajas: Trello tiene un tablero que permite organizar y ver de manera simultánea tantas tareas como se desee añadir a la lista, ejecutando la función de arrastrar y soltar. Cada ventana tiene espacio disponible para agregar archivos con información de interés para la gestión del proyecto.
Desventajas: Su desplazamiento es horizontal, su formato no se adapta convenientemente a los dispositivos móviles y proceso de adjuntar los recursos del proyecto en una misma tarjeta suele ser confuso.
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ClickUp
Este software de gestión de proyectos fue desarrollado pensando en la necesidad que tienen las empresas e industrias, indistintamente de su tamaño, de personalizar la información de su proyecto y mantenerla en un solo lugar, eliminando la necesidad de utilizar distintas aplicaciones.
Ventajas: Una de las más apreciadas por los usuarios de ClickUp es la posibilidad que brinda de personalizar, por ejemplo, la lista de empleados. Esto permite a la gerencia apreciar más fácilmente el desempeño del recurso humano.
Desventajas: La curva de aprendizaje cuando apenas comienza a utilizarse este software es tan pronunciada que, en ocasiones, puede llegar a confundir a algunos usuarios.
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Wrike
Indistintamente de dónde estén ubicados los trabajadores de una empresa, este gestor de proyectos resulta muy conveniente para ayudar al equipo a gestionar las tareas programadas, el estado actualizado de cada una y su respectivo progreso. Además, elimina de manera automática las tareas repetidas.
Ventajas: La versatilidad de sus herramientas facilita el uso de este software. Los usuarios aprecian la posibilidad de personalizar los proyectos, así como su sistema de almacenamiento de datos con etiquetado y búsqueda en tiempo real, chat en vivo y envío de notificación según lo programado.
Desventajas: Los usuarios sugieren mejorar la organización de los paneles y el formato para dispositivos móviles, así como hacer más atractiva visualmente la presentación de los informes.
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Airtable
Mucho hemos hablado de Airtable en SaaS Rank, en especial por su potencial No Code para crear sitios web y apps, pero también puede servir como un fantástico y capaz gestor de proyectos. Todos los colaboradores de la empresa estarán en la misma página, trabajando en equipo y sincronizados en tiempo real. Los campos de Airtable son capaces de gestionar todo tipo de archivo como notas muy extensas, hojas de cálculo, enlaces a registros de otras plataformas e, inclusive, códigos de barras.
Ventajas: Combina de manera práctica el instrumental de softwares muy sencillos, con las herramientas funcionales de la tecnología más avanzada, permitiendo un excelente equilibrio entre la gestión de un proyecto y el equipo humano.
Desventajas: Para algunos usuarios, gestionar la sección de filas y columnas resulta engorroso, al igual que la codificación de los colores en cada entrada.
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Teamwork
Este software posee herramientas avanzadas capaces de gestionar complejos proyectos escalables. Optimiza las tareas a ejecutar y tiene la posibilidad de personalizar el flujo de trabajo para un mejor seguimiento del desempeño del equipo humano.
Ventajas: Facilita la asignación de tareas y su respetiva supervisión, así como el seguimiento del proyecto según los plazos previstos. Esto ayuda a mantener el espíritu de colaboración y el cumplimiento de metas y objetivos.
Desventajas: Los usuarios reportan lentitud de la aplicación móvil de Teamwork. También sugieren facilitar la carga de archivos que colapsan el sistema cuando son muy voluminosos.
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Notion
¿Sabías que SaaS Rank y todo su contenido se planifica y gestiona con Notion? Para nosotros, Notion es el centro de operaciones imprescindible. Y si bien es cierto que Notion no es un gestor de proyectos per se, puede moldearse y adaptarse para ser lo que necesites.
Si quieres empezar a usar Notion, mira nuestro video-tutorial sobre fundamentos básicos.
Ventajas: Un poderoso lienzo en blanco para crear tu propio sistema, entre ellos, un gestor de proyectos. El plan gratuito ya es ilimitado, aún si quieres colaborar con los miembros de tu equipo.
Desventajas: No ofrece un modo offline y su app para dispositivos móviles es demasiado lenta, aunque prometen constantemente mejorar el producto en este sentido.
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TeamGantt
Esta herramienta es muy atractiva porque posee un creador diagramas de Gantt que facilita la gestión, actualización y administración de las tareas asociadas al proyecto. Esta metodología es muy popular entre project managers ya que garantiza resultados., cuando se aplica correctamente.
También tenemos en nuestro blog un artículo sobre las mejores herramientas SaaS para trabajar con diagramas de Gantt que merece la pena.
Ventajas: Los colaboradores del proyecto se sienten más comprometidos con los resultados esperados, pues TeamGantt muestra en el gráfico el estado de las tareas en tiempo real y cuáles son los próximos objetivos a cumplir. ¡Todo está a la vista!
Desventajas: El hecho de tener la información completa a disposición de un solo clic, también parece tener sus desventajas. Algunos usuarios opinan que a veces no resulta conveniente notificar a todo el equipo quién ha sido designado para realizar una tarea que podría ser rotativa.
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Paymo
Esta herramienta es muy apreciada por empresarios que necesitan enfocarse más en organizar las funciones del equipo de trabajo, que perder tiempo ordenando un cartapacio de correos electrónicos, documentos y otros archivos dispersos en el sistema. Posee todas las funciones necesarias para gestionar un proyecto de principio a fin.
Ventajas: Cuenta con un equipo de soporte técnico comunicativo y bien informado capaz de dar pronta respuesta a las inquietudes de los usuarios que, entre otras cosas, aprecian la combinación entre la funcionalidad del software y la facilidad de manejo de sus aplicaciones.
Desventajas: En general, los usuarios no han expresado quejas, aunque alguno sugirió que la gerencia podría tener más visibilidad, pero no necesariamente más poder para la administración del proyecto.
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Avaza
Avaza es una herramienta SaaS diseñada para gestionar proyectos complejos, administrar las tareas, hacer seguimiento en tiempo real, interactuar con clientes en línea y, entre otras posibilidades, generar facturas, gestión de gastos e informes financieros. Debemos destacar su capacidad para gestionar y enviar facturas a los clientes, convirtiendo de Avaza un centro de operaciones para negocios digitales.
Ventajas: Automatiza recordatorios para que el equipo de colaboradores tenga presente las tareas que debe completar. Además, permite visualizar la lista de clientes a través de Kanban View.
Desventajas: La versión gratuita solo autoriza el uso del sistema durante dos horas consecutivas, lo que limita la posibilidad de completar la gestión del proyecto, especialmente cuando este involucra un equipo de trabajo relevante.
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Impulsando la Gestión de tu Proyecto con las Herramientas SaaS Adecuadas
A modo de dato de interés, vale la pena destacar que el 80% de las empresas operativas utilizan algún tipo de herramienta digital para optimizar sus procesos empresariales. Según una encuesta realizada por MOI, una aplicación móvil para el aprendizaje social, el 91% de los gerentes utilizan más de una aplicación digital para mantener la comunicación con su equipo de trabajo.
Dicho esto, ¿hacia dónde apunta tu estilo de gestión de proyectos?
A diferencia del enfoque y/o la metodología de gestión de proyectos que apunta a las estrategias que se aplican desde el inicio hasta el cierre de una propuesta, el estilo de gestión de proyectos se refiere a la manera personal que tiene cada gerente de administrar su equipo de trabajo. Desde esta óptica, ¿cuál eliges ser?
- Ágil y flexible, organizado, de reacciones rápidas y adaptable a los cambios.
- Manos libres o “gerentes democráticos” son aquellos le dan libertad a su equipo de trabajo, pero depositan más confianza en una persona en especial.
- Afiliado significa permanecer conectado al proyecto, pero nunca en exceso. Este rango no aplica a proyectos en construcción que requieren acciones en plazos preestablecidos.
- Impulsado por la fecha límite es un estilo de gerencia que, como su nombre indica, se basa en plazos establecidos para cumplir las metas del proyecto.
- Coercitivo es el estilo de gerencia menos recomendable, pues se trata de ejercer un tipo de autoridad que, mal administrada, podría horadar la moral del equipo humano.
Además de elegir el gestor de proyectos más conveniente para tu empresa, recuerda que la falta de comunicación es uno de los problemas más comunes entre la gerencia, los empleados y colaboradores, los proveedores y los clientes en general.
¿Has desarrollado un gestor de proyectos y te gustaría que apareciese en SaaS Rank? Envíanos la información haciendo clic aquí.