Potenciar el rendimiento de la actividad financiera y controlar los riesgos asociados a este proceso, es lo que busca una empresa que se sirve de un software de gestión de contratos. Este tipo de herramienta automatizada facilita la creación, el análisis, la implementación y el seguimiento de las gestiones asociadas a la documentación contractual de la organización, como nómina de empleados, equipo de ventas, clientes y proveedores.
Gestionar contratos y acuerdos legales es una tarea bastante compleja que reposa sobre el área administrativa de la empresa. Sea grande, mediana o pequeña, en toda organización la gestión de contratos es un proceso tan dinámico que amerita el apoyo de un sistema automatizado que simplifique el proceso en cuestión y garantice el efectivo cumplimiento en todos los aspectos del negocio.
La industria del software ha desarrollado interesantes alternativas para brindarle a la empresa la posibilidad de implementar un gestor automatizado de contratos y acuerdos contractuales. La elección dependerá de las características particulares de cada organización. Estos son 10 gestores de contratos que merece la pena evaluar, según los editores de SaaS Rank.
PandaDoc
Este software de gestión automatiza el flujo de trabajo de creación, aprobación, cobro de pagos pendientes y firma electrónica de documentos asociados a propuestas, presupuestos y contratos. Para optimizar la eficiencia de esta herramienta, el usuario puede integrar un software de gestión de relaciones con el cliente.
Ventajas: Además de su versión gratuita, su interfaz intuitiva, y la facilidad para gestionar y utilizar la firma electrónica, es uno de los aspectos más valorados por los clientes.
Desventajas: Crear documentos en la versión gratuita de PandaDoc es engorroso para algunos usuarios, pues hay que activar la función de arrastrar y soltar para colocar iniciales en cada una de las páginas.
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Accelo
El diseño de esta herramienta SaaS de gestión de contratos basada en la nube fue pensado para operar en empresas de servicio. Este sistema automatizado que conecta fácilmente las partes móviles del negocio, crea informes personalizados, hace captura automática de correo electrónico y facilita la gestión asociada al cliente desde que este es prospecto.
Ventajas: Destaca el seguimiento a la gestión presupuestaria de los proyectos, los recordatorios en tiempo real y la capacidad de supervisar cuánto se trabaja en cada propuesta, en términos de horas, minutos y segundos.
Desventajas: Algunos usuarios destacan la eventual dificultad de sincronización de Gmail y QBO, la función de búsqueda más reciente no es tan intuitiva como la anterior, y el Customer Relationship Management, CRM por sus siglas en inglés, o el sistema de gestión de relaciones con el cliente, peca por sencillo.
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DealHub
El diseño de esta plataforma facilita la atención personalizada al cliente potencial o activo, lo que permite al equipo de ventas agilizar la recopilación de datos y proceso de compra, así como mejorar la precisión en la cotización de precios y propuestas de ventas que favorecen a ambas partes.
Ventajas: Los comentarios destacan lo sencillo que resulta manejar esta herramienta, tanto para el administrador como para el usuario final, así como el tiempo de lanzamiento, gastos asociados a su uso y facilidad para hacer ajustes necesarios.
Desventajas: Algunos clientes refieren que es molesto tener que descargar las tareas cada vez que se necesite revisar el trabajo, pues durante el proceso de diseño no se puede previsualizar, y lo que muestra el editor no se parece en nada a la vista previa.
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Oneflow
Esta solución crea, edita y actualiza contratos, archiva documentos, analiza resultados, hace seguimiento al proceso, automatiza firmas electrónicas, y ofrece integraciones con sistemas como CRM y marketing digital, entre otros.
Ventajas: El sistema es amigable y el diseño es atractivo, es sencillo editar información en las plantillas, enviar recordatorios y recibir actualizaciones. Además, los usuarios opinan que la función de edición directa del software es una ventaja significativa, así como el análisis de los contratos gestionados.
Desventajas: Algunos usuarios reportan molestias cuando la contraparte no puede descargar el contrato alojado en Oneflow, debido a la configuración de su navegador. También refieren que no es conveniente que el sistema permita la firma de la contraparte, antes de que la empresa haya cumplido con ese procedimiento.
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GetAccept
Este software de gestión de contratos tiene las herramientas necesarias para crear, administrar y hacer seguimiento a propuestas en tiempo real, y permitir chat en vivo, videoconferencias y captura de firmas electrónicas, entre otros beneficios.
Ventajas: Plataforma personalizada y flexible que se adapta fácilmente a las necesidades específicas y al flujo de trabajo de una empresa.
Desventajas: Los clientes sugieren mejorar la opción para poder modificar una propuesta que ya ha sido redactada, para evitar la necesidad de crear una nueva cuando la anterior requiere cambios.
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ContractWorks
Tiene todas las herramientas necesarias para creación, análisis, ejecución, almacenamiento y seguimiento de contratos en empresas, industrias y corporaciones de cualquier tamaño.
Ventajas: Fácil de implementar, sencillísimo de navegar con mínimo entrenamiento y servicio de soporte siempre dispuesto a atender las consultas de los usuarios.
Desventajas: No permite seleccionar varios documentos para proceder a la firma respectiva. La opción es hacerlo uno por uno. Otra sugerencia es permitir agregar preguntas o campos alternativos en las plantillas prediseñadas.
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Qwilr
Esta plataforma fue diseñada para la creación, seguimiento, análisis y lanzamiento automatizado de contratos, así como para la cotización de ventas dirigidas a cada uno de los clientes de la marca. Tiene plantillas prediseñadas, e imágenes y videos para personalizar las propuestas.
Ventajas: Permite crear documentos atractivos tanto para el equipo de venta del negocio, como para cada uno de los clientes. Y, además, alojar en la misma plantilla toda la información que estos necesitan.
Desventajas: La tabla de precios debería estar una al lado de la otra, y no una encima de la otra, para facilitarle al cliente la tarea de análisis y comparación.
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ContractSafe
Contratos y propuestas comerciales se alojan en un mismo lugar en este software que, entre otras cosas, tiene importante función de búsqueda y sistema de alerta, y permite compartir documentos entre equipos de ventas y clientes, y la integración a herramientas como CRM y firma electrónica.
Ventajas: Personalizar los contratos es una ventaja relevante que permite a la empresa mostrar al usuario solo lo que este necesita ver, protegiendo así la confidencialidad de los términos del documento. Y, como cada contrato tiene un identificador único, es poco probable que un documento falso se cuele en la base de datos.
Desventajas: Permitir adjuntar hasta 10 documentos relacionados a cada contrato almacenado, es una sugerencia para los usuarios del nivel Emprendedor de este software de gestión de contratos.
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Outlaw
Esta plataforma intuitiva, fácil de utilizar, sencilla de configurar en cualquier equipo, ha sido diseñada para simplificar la gestión de contratos en el área legal. Sus características incluyen creación y automatización de documentos hasta la obtención de la firma electrónica; integración con otras herramientas y sistema de negocio existentes.
Ventajas: La interfaz del usuario es amigable, las plantillas son fáciles de crear, es sencillo eliminar palabras y secciones, y tanto la función para obtener la firma electrónica como el sistema de alertas vía por correo electrónico, son ventajas apreciadas por los usuarios.
Desventajas: La curva de aprendizaje suele ser bastante pronunciada al inicio de la configuración de plantillas personalizadas, especialmente cuando se trata de elaborar contratos complejos. Sin embargo, hay buena disposición por parte del equipo de soporte.
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GateKeeper
Este software de gestión de contratos basado en la nube está diseñado para que las empresas saquen el mejor provecho a los contratos que establezcan con sus proveedores. Permite almacenar los documentos en una ubicación central, lo que se traduce en un considerable ahorro de recursos para la empresa.
Ventajas: El enfoque de Gatekeeper para la admisión y la negociación electrónica facilita los flujos de trabajo, como revisión, administración, negociación y aprobación de los contratos.
Desventajas: Aunque es un sistema bastante flexible, algunos usuarios sugieren mejorar la capacidad para configurar los flujos de trabajo cuando estos no están claramente definidos, y permitir que las firmas digitales admitan la información enviada.
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Tareas del gestor de contratos
¿Ya echaste un vistazo a los softwares disponibles en el mercado para este año 2022? ¡Excelente! Ahora, antes de hacer la elección, repasemos las tareas que te ayudará a resolver un software de gestión de contratos.
- Organizar las solicitudes de empleo que reciben los departamentos de RRHH antes de proceder a seleccionar al candidato y redactar su contrato.
- Redactar contratos en plantillas prediseñadas de acuerdo al tipo de acuerdo, es otra tarea que resuelve esta herramienta automatizada.
- Modificar el documento contractual cuando cambien las condiciones de la negociación inicial.
- Agilizar la aprobación de los acuerdos del equipo gerencial.
- Obtener la firma electrónica reduce el tiempo de implementación del contrato.
- Este tipo de plataforma permite revisar los acuerdos contractuales, así como hacer las modificaciones que acuerden empresa y trabajador.
- Los softwares de gestión de contratos tienen un sistema de alerta que indica cuándo termina un acuerdo para proceder a su renovación, si fuera el caso.
- ¿Cómo asegurar que las partes involucradas estén cumpliendo su acuerdo contractual? El sistema de auditorías es una valiosa función de los sistemas de gestión de contratos.
Con el panorama despejado, solo resta comprobar cuál de los softwares para gestión de contratos se adapta a las características de tu negocio. Puedes hacerlo probando la versión gratuita que ofrecen alguna de las plataformas incluidas en la lista. ¡Suerte!
PS. ¿Has desarrollado un gestor de contrato y te gustaría que apareciese en SaaS Rank? Envíanos la información haciendo clic aquí.