Notion es una plataforma flexible con la que podemos crear espacios de trabajo altamente personalizados. En SaaS Rank utilizamos Notion para gestionar proyectos en equipo, guardar recursos e información para futuras referencias, almacenar y gestionar notas (como reemplazo de Evernote) y crear bases de datos dinámicas con diversas vistas.
Notion se estructura en espacios de trabajo (Workspaces), hojas (Pages) y bloques (Blocks). A principios del 2020, su plan gratuito dejó de estar limitado a 1000 bloques por espacio de trabajo, para ser ilimitado para todos los usuarios. Los bloques nos permiten dar formato flexible a nuestras páginas, estructurando el contenido de la forma que queramos, con una gran versatilidad visual.
Los bloques que podemos utilizar en Notion, cubren una increíble variedad de opciones de formatos e integraciones, como:
- Markdown
- Listas (checklists)
- Bases de datos
- Imágenes
- Marcadores online (bookmarks)
- Recursos multimedia y webapps en embed
- Adjuntos
- Snippets de código
- Archivos en Google Drive
- Accesos directos a Figma, InVision, Framer, Miro, Loom, Typeform y muchos otros servicios
- Ecuaciones en LaTeX
La gran variedad de bloques disponibles en Notion se amplía constantemente, lo que nos da mayores y mejores posibilidades al momento de crear nuestras páginas. También es importante mencionar, que podemos enlazar contenido interno entre sí, dando a Notion una función de wiki perfecta, para equipos que requieren acceder a información recurrente.
En el sentido de gestor de proyecto para equipos, Notion permite asignar hojas, bloques y elementos a usuarios específicos, así como asignar fechas (deadlines) con alertas. En el apartado de actualizaciones (Updates), podemos ver cambios en hojas que seguimos, así como cualquier mención que otros miembros del equipos hagan de nosotros. Podemos configurar estas alertas para que nos lleguen a nuestra dirección de email.
Las bases de datos de Notion podrían ser el mayor atractivo para los usuarios intermedios y avanzados. Cuando creamos una base de datos, podemos añadir, editar, gestionar y eliminar ítems con propiedades personalizadas, según nuestras necesidades. Estas bases de datos se pueden visualizar en forma clásica, como listas, tablero kanban estilo Trello, vista de calendario y galería. Las vistas son intercambiables y altamente configurables, con filtros y órdenes de los elementos de forma personalizada.
Podemos añadir, editar y eliminar propiedades en las bases de datos, enriqueciendo así los ítems, tanto como lo necesitemos. Con la función de relación, podemos hacer solicitudes a las bases de datos desde otras páginas en Notion, creando un vínculo que se actualiza automáticamente, si se dan cambios o si se añade nueva información.
Notion está disponible en inglés y su plan gratuito incluye bloques ilimitados. El equipo de Notion está actualizando el producto con mejoras y nuevas funciones cada mes. Está disponible en navegador web, Windows, macOS, iOS y Android. Las apps móviles son un poco lentas (situación en junio 2020) y el equipo de Notion ha prometido en múltiples ocasiones, que una de sus prioridades es lanzar versiones mucho más veloces.
Precio de Notion
En el caso de que quieras obtener bloques ilimitados para tus equipos (de hasta 100 invitados, en vez de 10), así como tamaño ilimitado de subida de archivos y 30 días de historia para los cambios realizados, puedes optar por el plan “Plus” a $10/mes o $10/mes, facturado anualmente.
Los planes “Business” de $18/mes o “Enterprise” con precio personalizable, aumentan aún más el número de invitados que puedes tener en tu equipo, así como el tiempo de recuperación de versiones realizadas, además de agregar funciones, medidas de seguridad e integraciones adicionales.
Tutorial de Notion: Cómo empezar a usar Notion en 2022
En este tutorial de Notion básico vamos a explicar cómo crearte una cuenta en la herramienta y empezar a explorar sus posibilidades. Empezar a usar Notion es algo que debes hacer antes de que acabe el 2022.
Este es el primero de una serie de artículos y vídeos que explicarán como crear un sistema productivo en Notion. Además de ser una de las favoritas en SaaS Rank, también lo es para nuestros clientes. Si quieres que te ayudemos a desarrollar un sistema con Notion para tu empresa, conoce más sobre nuestro servicio de consultoría.
Si prefieres, puedes ver este tutorial de Notion en formato vídeo a continuación.
Entonces, ¿cómo empezar a usar Notion?
Paso 1 – Visita Notion
Visita la página web de Notion y en la home, busca el botón “Get Notion free”. Lo encontrarás en la esquina superior izquierda y también en la sección principal de la página.
Paso 2 – Registro en Notion
Este enlace te llevará a la página de registro, en donde podrás usar el acceso directo con cuentas de Google (Gmail) y Apple. En este caso lo hemos hecho directamente con una dirección de correo electrónico.
Usamos el correo que querramos y hacemos clic en “Continue with email”.
Paso 3 – Verificación de Email
Inmediatamente nos aparecerá un mensaje avisando que se nos ha enviado un código de verificación al email que hemos utilizado. Nos vamos a la bandeja de entrada y ya debería estar allí.
Como podemos ver en la captura, Notion nos ofrece un enlace de confirmación y, alternativamente, el código mencionado. Podemos utilizar cualquiera de los dos para confirmar el registro aunque haciendo simplemente clic en el enlace será más rápido.
Paso 4 – “Onboarding”
La siguiente pantalla que veremos será la del onboarding. Aquí nos pedirá nuestro nombre, la contraseña que queremos utilizar para acceder a nuestra cuenta de ahora en adelante y en la siguiente pantalla nos hará una serie de preguntas para conocerte mejor.
Paso 5 – Equipos o Individual
Antes de finalizar el registro, tenemos que elegir entre el plan para equipos (el cual es de pago y ofrece una prueba gratuita) o el plan para individuos, el cual es gratuito sin limitaciones.
En este punto, dependerá de cada persona pero ya que apenas empiezas, recomendamos elegir el plan individual para aprender a usar Notion antes de comprometer a tu equipo a usar la herramienta. Para elegir el plan individual, selecciona “For myself” y haz clic en el botón azul más abajo para continuar.
Paso 6 – Página de Inicio
Habremos llegado a su espacio de trabajo en Notion. En la parte izquierda de la pantalla encontrarás, en este orden, selector de espacios, la función de búsqueda (Quick Find), el menú de notificaciones (All Updates), configuración de cuenta y espacio de trabajo (Settings & Members), el índice de páginas, plantillas (Templates), herramientas de importación (Import) y papelera (Trash).
Como es la primera vez que usas Notion con esta cuenta recién creada, te va a ofrecer un tour por la herramienta. Te recomendamos hacerlo, así como revisar todo el contenido de la página por defecto (Getting Started), el cual te dará una buena idea de cómo empezar.
Cuando estés listo, podrás borrar todas estas páginas y limpiar tu espacio de trabajo.
Paso 7 – Plantillas
Finalmente queríamos apuntar que recomendamos explorar las plantillas disponibles para empezar a hacernos una idea de qué podemos construir con Notion.
Al hacer clic en “Templates”, se abrirá una ventana con la librería básica de plantillas. Las muchas categorías, disponibles en la columna derecha de esta ventana, cubren muchos de los tipos de uso que podemos dar a Notion.
Cuando veamos alguna plantilla interesante, haz clic en el botón azul que dice “Use this template” para crear una copia en tu espacio de trabajo.
Siguientes pasos con Notion
En este primer tutorial de Notion, deseamos que los lectores accedan a la plataforma y empiecen a explorar. Que vean con sus propios ojos la sencillez de la herramienta antes de tomar cualquier decisión.
Si te preguntas cómo empezar a usar Notion, este es el primer paso. En las próximas semanas, iremos publicando tutoriales en cómo construir diferentes sistemas dentro de Notion. Algunos de estos sistemas son calendarios de contenidos, CRM, gestor de proyectos, planes de marketing, gestor de notas, planificadores de objetivos empresariales y más.
Así mismo, exploraremos el potencial de la automatización y No Code para conectar Notion con herramientas de terceros y maximizar sus capacidades.
Sigue nuestro canal de Youtube para acceder a todos nuestros contenidos en formato de vídeo.
Si quieres que te ayudemos a través de la consultoría de Notion, haz clic aquí.
¿Qué funciones ofrece Notion?
Aunque esta plataforma SaaS dispone de múltiples funciones en una sola herramienta, a continuación sólo echaremos un vistazo a las más utilizadas y con mayor potencial para ayudarnos en nuestros proyectos. Y sí, todo esto está disponible sin tener que pagar una mensualidad.
Creación ilimitada de páginas y bloques
¿No alcanzan las páginas que Notion ofrece al ingresar al panel de control? No hay problema porque la aplicación permite crear nuevos espacios dando clic en “Agregar una página” y editarla, personalizarla y añadirle funciones, activando el comando “/” para adjuntar imágenes, tablas, documentos, bloques de código, vídeos alojados en servicios de terceros, entre otros. Y, para ordenar la información, basta hacer clic en el signo + ubicado a la izquierda de cada fila o línea de contenido para proceder a la creación de tantos bloques como sean necesarios, hasta estructurar
páginas hechas a la medida.
Edición de plantillas prediseñadas
¿Que el usuario necesita nuevas páginas, pero no tiene tiempo para diseñarlas o no posee aún los conocimientos para prepararlas? Tampoco hay de qué preocuparse porque Notion tiene un catálogo de plantillas prediseñadas con múltiples categorías como productividad, ingeniería, educación, marketing, diseño, recursos humanos, gestión de productos, soporte de ventas y más.
Basta con hacer clic en la opción “Plantillas” para abrir la ventana donde se mostrarán todas las matrices disponibles, elegir la que mejor se adecúe al interés del usuario, descargarla en su espacio de trabajo de Notion y editarla a gusto. De más está apuntar que esta opción simplifica la curva de aprendizaje.
Gestionar tareas al estilo Trello
Trello se considera una de las mejores herramientas para planificar y gestionar tareas por su versatilidad, agilidad y flexibilidad. Posee un sistema visual que permite observar, en un solo plano, el estatus de cada fase del proyecto. Esta aplicación inspirada en la metodología Kanban gestiona las actividades del proyecto, buscando organizarlas visualmente según su estado, lo que favorece el seguimiento del proyecto y la posibilidad de actuar a tiempo frente a posibles problemas o imprevistos. Y, aun cuando Notion no se sirve de Tello, su método de organización de tareas es bastante similar.
Aprovechar el calendario de Notion
Muy asociado al aparte anterior, la creación del calendario es una función relevante de Notion como gestor de proyectos, pues favorece el cumplimento de aquellas tareas que deben ser concretadas en fechas específicas. Basta crear una nueva página, asignarla directamente como “Calendario” y agregar en un mismo lugar todas las tareas pendientes con sus respectivas fechas de ejecución. También se puede hacer al añadir una vista de calendario a cualquier base de dato que tengamos.
Convierte tu espacio de Notion en un sitio web público
Notion facilita la redacción de notas, libros, campañas, guías o cualquier tipo de documento cuyo contenido el usuario desee compartir a través de enlaces que llegarán al público en forma de página web. El procedimiento es sencillo. Basta con hacer clic en el botón “Share to the web” o “Compartir”, ubicado en la esquina derecha superior de la pantalla, para obtener un enlace web personalizado que, a discreción del usuario, permite su edición y respectivos comentarios.
Algunos beneficios para el usuario de Notion
Antes de avanzar, queremos seguir destacando algunos de los beneficios que Notion supone para sus usuarios. Con un producto como Notion, es difícil crear una lista definitiva de cómo puede ayudar a sus usuarios y qué problemas puede resolver. Su flexibilidad crea oportunidades para todos.
- Optimiza la gestión del tiempo del equipo de trabajo, gracias a la agilidad de la herramienta para adjuntar archivos, crear listas y documentos, redactar contenido, organizar procesos y hacer seguimiento a las tareas.
- Mayor productividad del equipo de colaboradores porque cada uno sabe dónde buscar la información necesaria para avanzar en su función, cuál es su tarea y la del compañero, y en qué punto está cada fase del proyecto. En este punto, también hay que mencionar la fácil gestión de usuarios y sus privilegios dentro del espacio de trabajo.
- Registrar los procesos de un negocio dentro de un espacio de trabajo todo-en-uno, lo que brinda autonomía al trabajador para acceder a los archivos sin necesidad de malgastar tiempo en la gestión de solicitudes a la gerencia o uso de otro software.
- Notion funciona tanto online como offline, permitiendo el uso de la aplicación vía Internet, así como la sincronización de las actualizaciones en cuanto los dispositivos registrados se conecten a una red WiFi. Este es un aspecto de Notion que está en constante mejora.
Aplicaciones que sustituye Notion (Alternativa)
Es difícil decir que un producto SaaS sustituye a otro, que una herramienta toma el lugar de otra y que, en definitiva, existe una plataforma que lo puede hacer todo. De las muchísimas opciones que tenemos en el mercado actual, Notion es una de esas que se acerca bastante a la máxima versatilidad imaginable.
La adaptabilidad de este desarrollo SaaS apunta a la posibilidad de sustituir, eventualmente, algunas de las aplicaciones de uso generalizado. En este sentido, podría decirse que la función para la creación de textos y documentos de Notion es buena candidata para reemplazar soluciones como Microsoft Windows, Google Docs y Evernote, aunque aún cuestionable.
De igual manera, las herramientas en Notion que utilizamos para la creación de wikis o la elaboración de manuales, por ejemplo, serían sustitutas de repositorios digitales como Confluence o GitHubWiki, entre otros. Ésto ya lo podemos lograr con soltura.
El conjunto de funciones útiles para agregar y ordenar las tareas asociadas a un trabajo, y hacerle el respectivo seguimiento en el tablero Kanban que muestra una vista panorámica de cada fase de desarrollo, es otro de los aspectos que suma puntos a la idea de Notion como gestor de proyectos. Entre otras, estas facilidades conforman una multiherramienta de producción capaz de reemplazar aplicaciones como, por ejemplo, Trello, Jira y Asana, gestores de proyectos que cuentan con la admiración de sus usuarios.
Además, Google Sheets, uno de los software de gestión de hojas de cálculo más importantes del mundo, es otra aplicación que Notion podría sustituir con funciones propias desarrolladas para tal fin. En esta misma categoría entraría Airtable, que solo vence a Notion si hablamos de su conectividad API e integraciones. Sin embargo, la API pública de Notion estará disponible muy pronto, lo que abrirá un mundo de posibilidades para conectar con otras herramientas y crear automatizaciones.
Cada trabajador, emprendedor y empresario gestiona sus proyectos de acuerdo a propuestas concretas, objetivos específicos, conocimiento del negocio, recursos disponibles, y necesidades y expectativas en general. Y, como la idea de un negocio siempre es la rentabilidad, la escalabilidad y la sostenibilidad del mismo, tanto la versión gratuita de Notion como sus planes pagos, podrían ahorrarle tiempo y dinero a la empresa y, por supuesto, potenciar la productividad del equipo de trabajo.
