Planificando: ¿Cuáles son las fases de un proyecto?

Planificando: ¿Cuáles son las fases de un proyecto?

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En general, la gente suele pensar en desarrollos astronómicos cuando escuchan hablar de “proyectos”. Sin embargo, estas propuestas pueden ser tan sencillas como preparar una sopa o tan complejas como montar una casa editorial o desarrollar un software empresarial.

Pero, sea grande, mediano o pequeño, antes de embarcarnos en el desarrollo de las fases de un proyecto, es conveniente conocer de antemano cómo gestionar lo que planeamos emprender.

La razón es muy sencilla. Recordemos aquel viejo dicho que apunta “lo que comienza mal, termina mal”. Vale aclarar que, a diferencia de los objetivos del emprendimiento per se, la gestión de proyectos supone tanto la implementación de métodos y procedimientos, como el uso de herramientas diseñadas para potenciar las probabilidades de éxito de cualquier tipo de propuesta, desde su propia génesis.

La gestión de proyectos es una práctica tan antigua como la mismísima humanidad, aunque en épocas remotas se aplicaran métodos muy distintos a los actuales. Pero, ubicándonos en la modernidad, tomaremos el concepto del Project Management Institute o PMI por sus siglas en inglés, que define la gestión de proyectos como el arte de pasar de un estado actual a un estado futuro por medio de actividades desarrolladas en un margen de tiempo determinado.

Para abordar el tema sobre las fases de un proyecto tomaremos las referencias del PMI, considerada como la autoridad líder en materia de gestión de proyectos a nivel mundial. A modo de dato de interés, vale la pena apuntar que este instituto publicó un libro que recoge un conjunto de principios y prácticas del modelo de gestión de proyectos estándar de uso global.

En este enlace encontrarás la guía de los fundamentos para la gestión de proyectos del PMI, en español, también conocida como PMBOK.

Las 5 fases de un proyecto

Cada país tiene estadísticas propias, pero en general, la tasa de fracaso de los emprendimientos se sitúa alrededor del 80%.

Y, como estas cifras no lucen halagadoras, antes de invertir recursos es necesario evaluar la idea, aprender del negocio, conocer el mercado, revisar si el producto o servicio cubre una necesidad o habría que crearla, ¿existe competencia?, cuál es el mercado potencial y cuál el cliente ideal, ¿hay una propuesta de valor o ventaja competitiva?, ¿sería un negocio escalable?; en fin, ¿tengo madera de empresario?

Y, cuando la idea se fortalece, podemos comenzar a desarrollar las cinco fases de un proyecto. En desglose:

Inicio

Toda información, dato o resultado de búsquedas e investigaciones, toda reflexión y todo apunte es soporte válido en el punto de partida formal de un proyecto. Aunque cada etapa es relevante, esta fase es particularmente fundamental porque define la propuesta en detalle. Además de responder a los alcances del proyecto, incluyendo utilidad del servicio o producto, mercado objetivo, tipo de consumidor y equipo de trabajo, entre otros factores, hay que convocar a los stakeholders para procurar el apoyo financiero que requiere el lanzamiento de un proyecto.

Aclarando conceptos, podríamos apuntar que el vocablo anglosajón stakeholder, cuya traducción al español refiere “personas interesadas”, está vigente desde la década de los años 80 cuando el filósofo estadounidense Robert Edward Freeman acuñó el término para citar a individuos o grupos humanos impactados, para bien o para mal, por las acciones de una empresa. Esta categoría es tan amplia que incluye a dueños, empleados, colaboradores, proveedores, clientes, competencia y, por supuesto, inversionistas.

Planificación y diseño

En esta segunda etapa se establecen tanto los costos como los plazos de ejecución del proyecto. Además, incluye el diseño básico de la propuesta o versión detallada del documento elaborado en la fase inicial, agregando una matriz de colaboradores y el desglose del plan administrativo.

También prevé el diseño detallado con la lista de equipos, herramientas y especificaciones técnicas necesarias para abordar la propuesta, así como el manejo de contratos, actividades de compra-venta y demás acciones asociadas a la gestión de proyectos.

Ejecución y evaluación

Con un proyecto diseñado y planificado, tomando en cuenta hasta los pequeños detalles, esta tercera fase apunta al claro objetivo de cumplir el plan de acción. Por supuesto, esta etapa es fundamental para evaluar cada tarea que se realiza y, en caso de detectar fallas, errores o alguna deficiencia que comprometa los resultados finales que se esperan, retroceder para aplicar los correctivos necesarios.

Cada acción debe generar informes sobre los avances del proyecto. Es el tiempo ideal para ajustar los costos y plazos previstos en la segunda fase, incentivar la participación del equipo de trabajo y adaptarse progresivamente a los cambios.

Monitoreo y control

Esta cuarta etapa también es relevante en el marco de las fases de un proyecto, pues se trata de hacer seguimiento a tres factores esenciales: los costos, los avances y los plazos establecidos para lograr los objetivos. Una vez terminado el producto o implementado el servicio, es imprescindible mantener estos tres factores bajo control.

Por supuesto, también hay que evaluar el rendimiento del equipo humano, así como los comentarios y las opiniones de consumidores y clientes, pues de ellos depende en buena medida la rentabilidad del negocio. La industria del software ofrece herramientas para facilitar el monitoreo y control de proyectos.

Cierre

Puede ser definitivo en el caso de proyectos científicos que plantean el logro de metas concretas como, por ejemplo, la fabricación de una vacuna. Pero, hay otro tipo de proyectos que considera solo cierre temporal, como en el caso de productos o servicios que, ya terminados y disponibles en el mercado, requieran ajustes periódicos.

De cualquier modo, en esta etapa de cierre se espera la aprobación final del cliente y, de ser el caso, la firma del contrato correspondiente. Aunque signifique el fin de una propuesta, vale la pena hacer un backup antes de entregar y, por supuesto, precisar los aprendizajes que, con toda certeza, serán útiles en el futuro.

5 métodos para gestionar proyectos

Ya hablamos de la importancia de gestionar los proyectos desde su génesis. Ahora echaremos un vistazo a los cinco métodos más utilizados por las grandes empresas del mundo para diseñar, implementar y hacer seguimiento a sus proyectos. En desglose:

  • El PMBOK del PMI es una de las metodologías más utilizadas para la gestión de proyectos. Aunque su amplio contenido de procedimientos y prácticas se considera el más completo del mercado, se adapta mejor a proyectos complejos que a propuestas sencillas. Es muy útil a la hora de gestionar los riesgos de manera efectiva, pues esta metodología se orienta hacia la predicción.
  • El método Prince-2 para gestión de proyectos destaca el interés en el negocio, los consumidores y los proveedores. Favorece la visualización global del funcionamiento de cada uno de estos elementos, lo que permite predecir tanto el comportamiento del mercado como los riesgos y amenazas. Al igual que PMBOK, Prince-2 tiene una perspectiva bastante conservadora de la gestión de proyectos.
  • Agile nació como una metodología orientada a satisfacer las necesidades de la moderna industria del software, aunque podría decirse que es perfectamente aplicable a un amplio abanico de proyectos, a excepción de aquellas propuestas muy complejas. Los emprendedores que usan este método destacan la posibilidad de desarrollar todas las tareas por etapas, con la mínima complicación.
  • Scrum es una de las metodologías más populares en estos tiempos. Su propuesta facilita el trabajo en equipo para lograr un objetivo común, y favorece la generación de un entorno laboral flexible, ordenado y productivo. Prevé distribución de roles, asignación de tareas y evaluación periódica para optimizar la productividad de todos los colaboradores, que operan bajo la guía del Scrum Master.
  • Lean Manufacturing es una metodología producto del ingenio japonés. Propone aprovechar la creatividad del equipo humano como su recurso más valioso y, en este sentido, plantea dividir los procesos en pequeñas tareas y rotar el personal para que los flujos de trabajo sean dinámicos. Esta manera de gestionar un proyecto ha resultado una propuesta atractiva para las PyMES.

5 factores que definen el éxito o el fracaso del proyecto

Hay un sinfín de factores que definen el éxito o el fracaso de un emprendimiento y todos deben ser tomados en consideración durante las fases de un proyecto. En líneas generales, estos son los cinco “puntos críticos” que es imprescindible atender durante la gestión de un proyecto, para favorecer el camino hacia el éxito y minimizar las posibilidades de fracaso. En desglose:

  1. Tener presente que el alcance de cualquier tipo de proyecto abarca todas las tareas y actividades a realizar, desde el desarrollo inicial de la idea hasta el cierre de la propuesta.
  2. Durante el proceso de planificación y desarrollo de un proyecto pueden surgir ciertas restricciones asociadas al alcance de la propuesta, sus costos y lapsos de tiempo, factores que siempre se deben mantener bajo control.
  3. Existe la posibilidad de que se presenten eventos o situaciones imprevistas que impacten el proyecto en positivo, pero ¿vale la pena correr riesgos innecesarios? No, es más conveniente tomar previsiones y apuntar al éxito.
  4. Si un emprendedor desconoce la naturaleza de su propuesta, y en consecuencia no cuenta con los elementos indispensables para evaluarla de manera sensata, tiene ganados todos los puntos para el fracaso.
  5. Contar con recursos físicos, equipo humano, y conocimientos, destrezas y habilidades requeridas, es un factor que, sin duda alguna, pesará en la balanza del éxito o del fracaso a la hora de gestionar un proyecto.

Beneficios de gestionar en línea las fases de un proyecto

La forma tradicional de hacer seguimiento a los proyectos era utilizando las plantillas Excel, pero la industria del software ha facilitado esta tarea lanzando al mercado herramientas profesionales para la gestión de proyectos. Estas son las ventajas:

  • Trabajo remoto desde múltiples equipos
  • Interfaz amigable y fácil de utilizar
  • Plantillas pre-diseñadas con opción a la personalización
  • Mejor aprovechamiento de todos los recursos
  • Posibilidad de automatizar las actualizaciones
  • Facilita la interacción con los clientes
  • Agiliza distribución, seguimiento y control de tareas
  • Y, entre otros beneficios, favorece la planificación y el cumplimiento de cronogramas

Y, para cerrar este artículo sobre las fases de un proyecto y otros aspectos asociados a los emprendimientos empresariales, échale un vistazo a nuestros recursos sobre gestores de proyectos:

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