Notion como gestor de proyectos: ¿Es posible?

Notion como gestor de proyectos: ¿Es posible?

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En SaaS Rank, somos fanáticos de Notion. Nuestro proyecto y los de nuestros clientes funcionan gracias a esta herramienta. Si necesitamos algo, lo tenemos siempre al alcance en Notion.

Pero quienes ya lo han probado, saben que empezamos con una página en blanco. Inclusive si elegimos una plantilla, nos encontramos con un sistema flexible pero genérico. Y es que las posibilidades son infinitas si trabajamos con Notion.

Notion como gestor de proyectos
Así se ve nuestra página principal de Notion.

Sin embargo, tiene sus límites. Entre mejor sepamos utilizar Notion, más podremos personalizarlo y llevarlo al límite, creando sistemas ajustados a nuestras necesidades.

Para dar respuesta a la pregunta que abre esta nota, sobre la posibilidad de utilizar Notion como gestor de proyectos, podríamos comenzar apuntando que esta aplicación fue diseñada, precisamente, para almacenar, organizar, centralizar y sincronizar, en un solo lugar de trabajo en la nube, todos datos asociadas tanto a planes personales y profesionales como a la gestión de proyectos empresariales.

Es una solución SaaS con funciones fáciles de utilizar para importar archivos de diferentes formatos, crear bases de datos, listas, calendarios, hipervínculos, backlinks y hojas de cálculo, redactar escritos, documentar procesos y, en fin, ordenar los datos en diferentes formatos y compartimientos o bloques dentro de un espacio único, donde toda la información queda a disposición inmediata del equipo de trabajo. De allí el lema Notion: “Espacio de trabajo todo-en-uno”, del inglés All-in-one-workspace.

Notion es una aplicación funcional que favorece la productividad y la efectividad de los profesionales y equipos de trabajo. Se accede desde su sitio web a través del navegador y desde sus aplicaciones para Windows, macOS, iOS y Android con las ventajas de su función de sincronización multiplataforma. Tiene una versión gratuita personal y pruebas de tiempo limitado para los planes de pago.

Pero, volviendo a la pregunta inicial sobre la funcionalidad de Notion como gestor de proyectos, echemos un vistazo para entender cómo funciona y conocer a detalle los alcances de este todo-en-uno digital que, en efecto, parece contar con todas las herramientas necesarias para ser considerado un software de gestión de proyectos con buena calificación.

Para este 2021, Notion destaca entre las soluciones digitales que darán soporte tecnológico a cualquier proyecto, sea cual sea su sector y naturaleza.

Crea tu cuenta Notion en tres pasos

Antes de empezar, queremos invitar a todo el que nos lee que entre en Notion y viva la experiencia por sí mismo. Para hacerlo, solo hay que seguir unos pasos muy sencillos:

  1. Ingresa al sitio web de Notion para registrarte con Google o con una cuenta de correo electrónico.
  2. Acepta los términos y condiciones para continuar.
  3. Elige si usarás Notion versión personal o grupal y haz clic en el enlace “Llévame a Notion”.

Antes de comenzar a trabajar, el sistema le solicitará al usuario algunos datos básicos y, enseguida, le ofrecerá un tutorial de uso que facilitará su tránsito por la aplicación.

¿Qué funciones ofrece la aplicación?

Aunque esta plataforma SaaS dispone de múltiples funciones en una sola herramienta, a continuación sólo echaremos un vistazo a las más utilizadas y con mayor potencial para ayudarnos en nuestros proyectos. Y sí, todo esto está disponible sin tener que pagar una mensualidad.

Creación ilimitada de páginas y bloques

¿No alcanzan las páginas que Notion ofrece al ingresar al panel de control? No hay problema porque la aplicación permite crear nuevos espacios dando clic en “Agregar una página” y editarla, personalizarla y añadirle funciones, activando el comando “/” para adjuntar imágenes, tablas, documentos, bloques de código, vídeos alojados en servicios de terceros, entre otros. Y, para ordenar la información, basta hacer clic en el signo + ubicado a la izquierda de cada fila o línea de contenido para proceder a la creación de tantos bloques como sean necesarios, hasta estructurar páginas hechas a la medida.

Edición de plantillas prediseñadas

¿Que el usuario necesita nuevas páginas, pero no tiene tiempo para diseñarlas o no posee aún los conocimientos para prepararlas? Tampoco hay de qué preocuparse porque Notion tiene un catálogo de plantillas prediseñadas con múltiples categorías como productividad, ingeniería, educación, marketing, diseño, recursos humanos, gestión de productos, soporte de ventas y más.

Basta con hacer clic en la opción “Plantillas” para abrir la ventana donde se mostrarán todas las matrices disponibles, elegir la que mejor se adecúe al interés del usuario, descargarla en su espacio de trabajo de Notion y editarla a gusto. De más está apuntar que esta opción simplifica la curva de aprendizaje.

Gestionar tareas al estilo Trello

Trello se considera una de las mejores herramientas para planificar y gestionar tareas por su versatilidad, agilidad y flexibilidad. Posee un sistema visual que permite observar, en un solo plano, el estatus de cada fase del proyecto. Esta aplicación inspirada en la metodología Kanban gestiona las actividades del proyecto, buscando organizarlas visualmente según su estado, lo que favorece el seguimiento del proyecto y la posibilidad de actuar a tiempo frente a posibles problemas o imprevistos. Y, aun cuando Notion no se sirve de Tello, su método de organización de tareas es bastante similar.

Aprovechar el calendario de Notion

Muy asociado al aparte anterior, la creación del calendario es una función relevante de Notion como gestor de proyectos, pues favorece el cumplimento de aquellas tareas que deben ser concretadas en fechas específicas. Basta crear una nueva página, asignarla directamente como “Calendario” y agregar en un mismo lugar todas las tareas pendientes con sus respectivas fechas de ejecución. También se puede hacer al añadir una vista de calendario a cualquier base de dato que tengamos.

Convierte tu espacio de Notion en un sitio web público

Notion facilita la redacción de notas, libros, campañas, guías o cualquier tipo de documento cuyo contenido el usuario desee compartir a través de enlaces que llegarán al público en forma de página web. El procedimiento es sencillo. Basta con hacer clic en el botón “Share to the web” o “Compartir”, ubicado en la esquina derecha superior de la pantalla, para obtener un enlace web personalizado que, a discreción del usuario, permite su edición y respectivos comentarios.

Algunos beneficios para el usuario de Notion

Antes de avanzar, queremos seguir destacando algunos de los beneficios que Notion supone para sus usuarios. Con un producto como Notion, es difícil crear una lista definitiva de cómo puede ayudar a sus usuarios y qué problemas puede resolver. Su flexibilidad crea oportunidades para todos.

  • Optimiza la gestión del tiempo del equipo de trabajo, gracias a la agilidad de la herramienta para adjuntar archivos, crear listas y documentos, redactar contenido, organizar procesos y hacer seguimiento a las tareas.
  • Mayor productividad del equipo de colaboradores porque cada uno sabe dónde buscar la información necesaria para avanzar en su función, cuál es su tarea y la del compañero, y en qué punto está cada fase del proyecto. En este punto, también hay que mencionar la fácil gestión de usuarios y sus privilegios dentro del espacio de trabajo.
  • Registrar los procesos de un negocio dentro de un espacio de trabajo todo-en-uno, lo que brinda autonomía al trabajador para acceder a los archivos sin necesidad de malgastar tiempo en la gestión de solicitudes a la gerencia o uso de otro software.
  • Notion funciona tanto online como offline, permitiendo el uso de la aplicación vía Internet, así como la sincronización de las actualizaciones en cuanto los dispositivos registrados se conecten a una red WiFi. Este es un aspecto de Notion que está en constante mejora.

Aplicaciones que sustituye Notion

Es difícil decir que un producto SaaS sustituye a otro, que una herramienta toma el lugar de otra y que, en definitiva, existe una plataforma que lo puede hacer todo. De las muchísimas opciones que tenemos en el mercado actual, Notion es una de esas que se acerca bastante a la máxima versatilidad imaginable.

La adaptabilidad de este desarrollo SaaS apunta a la posibilidad de sustituir, eventualmente, algunas de las aplicaciones de uso generalizado. En este sentido, podría decirse que la función para la creación de textos y documentos de Notion es buena candidata para reemplazar soluciones como Microsoft Windows, Google Docs y Evernote, aunque aún cuestionable.

De igual manera, las herramientas en Notion que utilizamos para la creación de wikis o la elaboración de manuales, por ejemplo, serían sustitutas de repositorios digitales como Confluence o GitHubWiki, entre otros. Ésto ya lo podemos lograr con soltura.

El conjunto de funciones útiles para agregar y ordenar las tareas asociadas a un trabajo, y hacerle el respectivo seguimiento en el tablero Kanban que muestra una vista panorámica de cada fase de desarrollo, es otro de los aspectos que suma puntos a la idea de Notion como gestor de proyectos. Entre otras, estas facilidades conforman una multiherramienta de producción capaz de reemplazar aplicaciones como, por ejemplo, Trello, Jira y Asana, gestores de proyectos que cuentan con la admiración de sus usuarios.

Además, Google Sheets, uno de los software de gestión de hojas de cálculo más importantes del mundo, es otra aplicación que Notion podría sustituir con funciones propias desarrolladas para tal fin. En esta misma categoría entraría Airtable, que solo vence a Notion si hablamos de su conectividad API e integraciones. Sin embargo, la API pública de Notion estará disponible muy pronto, lo que abrirá un mundo de posibilidades para conectar con otras herramientas y crear automatizaciones.

Cada trabajador, emprendedor y empresario gestiona sus proyectos de acuerdo a propuestas concretas, objetivos específicos, conocimiento del negocio, recursos disponibles, y necesidades y expectativas en general. Y, como la idea de un negocio siempre es la rentabilidad, la escalabilidad y la sostenibilidad del mismo, tanto la versión gratuita de Notion como sus planes pagos, podrían ahorrarle tiempo y dinero a la empresa y, por supuesto, potenciar la productividad del equipo de trabajo.

Entonces, ¿gestor de proyectos o no?

Si nunca has usado Notion y empiezas hoy, puede que no lo veas como un gestor de proyectos inmediatamente. Si ya tienes experiencia con herramientas para la gestión de tareas, encontrarás Notion un poco flojo e incompleto.

La cuestión es, para cualquiera que no tenga experiencia con Notion, siempre parecerá una herramienta incompleta. El verdadero poder de Notion, sea que necesites un sistema minimalista o uno muy complejo y funcional para grandes equipos, se hace disponible cuando lo empezamos a utilizar con soltura. Se trata de construir sistemas y conectar datos, todo sin necesidad de conocimientos técnicos.

En SaaS Rank, utilizamos Notion como un poderoso gestor de proyectos pero también como un repositorio de recursos e ideas, documentación, espacio de escritura y sitio ideal para compartir con quien sea información de forma sencilla y rápida. Se trata de una herramienta flexible que hemos manipulado y modificado tantas veces como ha sido necesario, esto sin entrar en detalles técnicos.

Es posible utilizar Notion como un gestor de proyectos, muy posible. No solo es posible, sino que lo recomendamos encarecidamente.

En un mercado donde cada empresa de software te dice cómo tienes que gestionar tus proyectos y toda la información que hay de por medio, Notion te da las herramientas para que crees tu propio sistema, uno con el que te sientas cómodo y productivo.

Si quieres conocer más sobre Notion, visita nuestra ficha de producto.

Queremos aprovechar esta oportunidad para hacer un anuncio muy importante: Pronto estaremos anunciando nuestros servicios de consultoría de Notion. Estamos ayudando a emprendedores y pequeñas empresas a digitalizar sus procesos con esta poderosa herramienta, creando sistema ajustados a sus necesidades y formando a los miembros del equipo para que aprovechen todo su potencial.

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