#Herramientas de Automatizacion
¿Qué son las Herramientas de Automatización de Procesos y quién las usa?
Las herramientas SaaS para la automatización de servicios profesionales o PSA por sus siglas en inglés (Professional Services Automation), ayudan a los profesionales y empresas a gestionar prácticamente casi todas las actividades de front-office y back-office, así como partes de sus workflows. Desde el trato al cliente a las tareas administrativas, casi todos los niveles son ya automatizables de una forma accesible.
El software de PSA, o herramientas de automatización como les llamamos con más frecuencia en SaaS Rank, permite realizar el seguimiento, la planificación, la gestión y la facturación de los servicios proporcionados por contratistas independientes y organizaciones de servicios, así como generar documentación como reportes de rendimiento en marketing y ventas.
Son utilizados por abogados, auditores, consultores de IT, emprendedores, especialistas de marketing, product managers, gestores de proyecto profesionales, entre otros perfiles, como una alternativa viable para pequeñas, medianas y grandes empresas, permitiendo aumentar la productividad y reducir los costos.
¿Cómo funcionan las herramientas de Automatización de Procesos?
En pocas palabras, interpretan información sobre los procesos dentro del workflow, como la gestión de proyectos y comunicaciones con el cliente, para ejecutar tareas según criterios pre-determinados, mejorar la eficiencia, la productividad y la rentabilidad de las operaciones del proyecto. Todos los departamentos de una empresa pueden usar estas herramientas.
Las herramientas de automatización de procesos suelen variar, acorde a las necesidades que se buscan satisfacer.
- PSA Todo-en-Uno: Sistema integrado o conjunto de soluciones que suelen adquirirse por separado.
- PSA Específico para la Industria: Mientras que la mayoría de los softwares de PSA aplican para cualquier industria, algunos tienden a especializarse en un sector o en una cantidad de sectores reducidos del nicho. Ej: Software de gestión de agencias de marketing.
Es esencial comprender qué funciones se incluyen en las herramientas de automatización de procesos y cómo se presentan, esto para poder elegir bien. Para que un producto califique y pueda incluirse en esta lista, debe:
- Brindar la posibilidad de crear workflows flexibles y según las necesidades de nuestro proyecto.
- Poder conectar de forma efectiva y segura con los productos SaaS de uso esencial o relevante en nuestro departamento o empresa.
- Tener acceso a la gestión de perfiles de clientes, oportunidades de ventas y comunicaciones.
- Incluir funciones para la gestión de contratos y los acuerdos de nivel de servicio (SLA).
- Proporcionar gestión de proyectos y portafolios para servicios profesionales.
- Ofrecer la funcionalidad de contabilidad o integrarse con software de empresarial, ofimática, financiero y contable.
- Registrar y asignar recursos según la necesidad y la disponibilidad.
Dentro de esta categoría encontramos productos SaaS líderes como Zapier e Integromat, que ofrecen una flexiblidad y capacidad superior a los productos especializados según sector. Herramientas como éstas, nos permiten conectar diversos productos y crear un workflow personalizado, ajustado a nuestras necesidades, para que se ejecuten las tareas requeridas según los criterios establecidos por nosotros, quienes conocemos mejor nuestros propios flujos de trabajo.
Beneficios y desafíos de las herramientas SaaS de Automatización de Procesos
Tanto empleados de una empresa de servicios, como socios y autónomos podrían verse beneficiados por el uso de software PSA. Pues reemplaza y/o unifica sistemas dispares utilizados por diferentes departamentos para conseguir lo siguiente:
- Óptima Gestión de Recursos: Para evitar el desperdicio, entregar proyectos de alta calidad y al mismo tiempo, presentar rentabilidad. Agiliza recurso humano, maquinaria, inventario, software, etc.
- Aumento en Productividad: Al administrar proyectos, tareas y actividades de manera colaborativa y ejecutando muchas tareas de forma automatizada, sin constante intervención humana.
- Mayor Satisfacción del Cliente: Al alinear las capacidades de tu empresa con las demandas exigidas. También facilitan la colaboración con los clientes, asegurando una comunicación efectiva.
- Disminución del Costo de los Ciclos de vida: Seguimiento del tiempo, los gastos y el progreso de varios proyectos, desde la concepción hasta la culminación. Registro automático de todos los datos y generación de los reportes para toma de decisiones efectiva.
Eso sí, tantos beneficios vienen con un costo:
- Complejidad: Dado que el software de PSA cubre todas o la mayoría de las necesidades comerciales de una empresa, puede ser difícil de adoptar y mantener operativo.
- Costo: El modelo de suscripción lo hace accesible, pero es posible que los compradores deban realizar inversiones adicionales en la configuración o integración del producto.
- Implementación de Dos Niveles: No todos los productos de PSA ofrecen funciones sólidas para todos los departamentos, lo que los llevaría a adquirirlos por separado.
Si ya conoces los beneficios y estás seguro de que puedes con los desafíos, entonces veamos las mejores que tenemos para ti.
Top 12 herramientas para Automatizar Procesos en el 2021
Pros
- Categoriza el historial de tu navegador, para encontrar lo que busques.
- Diseño ordenado e intuitivo. Disponible en Windows y MacOS.
Contras
- Aún está en Early Access y la cola para entrar es limitada.
Pros
- Organización y automatización de peticiones realizadas por empleados
- Guarda respuestas de preguntas recurrentes para re-enviar cuando quieras.
- Base de conocimientos al convertir las dudas más extensas/complejas en artículos informativos.
Contras
- No ofrece una solución de gestión de activos (pero viene en camino)
- No ofrece aplicaciones de ordenador ni móvil.
Captain Data
Precio: 100 €/mes por plan “Lunar”
¿Prueba gratuita? 14 Días
¿En Español? No
Pros
- Utiliza bots prefabricados. Extrae los datos de su propio CRM, o exporta al tuyo de preferencia.
- Integración Airtable y hojas de cálculo (como Google Sheets).
Contras
- Sólo ofrece integración con 9 plataformas de terceros (a Marzo del 2021)
- Costo considerablemente alto (en comparación con competidores)
Flowdash
Precio: $25/mes/usuario por plan “”Essentials”
¿Prueba gratuita? Sí (14 días)
¿En Español? No
Pros
- Procesa reclamaciones, modera contenidos, y mantén control de riesgos.
- Notificaciones una vez se completa cada incorporación de forma exitosa.
Contras
- No cuenta con más integraciones a herramientas de terceros (además de Zapier)
- Tampoco dispone de aplicación móvil.
IFTTT
Precio: $ 3,99/mes por plan “Pro”
¿Prueba gratuita? Sí (3 Applets propios. Ilimitados de la comunidad)
¿En Español? No
Pros
- Conecta/sincroniza tus redes sociales y dispositivos IOT
- Utiliza applets ilimitados creados por la comunidad.
- Web-based y aplicación móvil.
Contras
- Solo los usuarios pagos pueden crear subprogramas (applets) de varios pasos.
- La sección de actividades necesita mejores herramientas organizativas.
Integromat
Precio: $9.00/mes por plan “Basic”
¿Prueba gratuita? Sí (1.000 operaciones, 100 MB de transferencia y 15 min. de intervalo)
¿En Español? No
Pros
- Conecta a cualquier servicio web (gracias a los módulos HTTP, SOAP y JSON)
- Conecta aplicaciones populares sin escribir código
Contras
- Necesita documentación de soporte más completa para conectar varias plataformas y solucionar errores.
- No puede clonar escenarios o reproducir un escenario u operación sin tener que activarlo nuevamente desde el principio.
Pros
- Herramientas con datos de Airtable para cubrir tus necesidades
- Interfaz personalizable y sistema “drag-and-drop”
Contras
- Puede tomar un tiempo capacitar al personal en el uso del sistema.
Pros
- Mueve y transforma datos entre más de 90 aplicaciones y bases de datos.
- Ejecuta localmente o en la nube, con licencia de “código justo”
Contras
- Es complicado de instalar
Pros
- Automatiza tareas repetitivas de tiendas de comercio electrónico (Ecommerce)
- Incluye interfaz gráfica simple y plantillas prefabricadas (llamadas “recetas”)
Contras
- Presenta algunos problemas al conectar con Google Analytics.
- La mayoría de funciones están bloqueadas en la prueba gratuita
Pros
- Extrae y transforma data de archivos locales, hojas de cálculo, y base de datos.
- Versión 1.0 soporta MySQL y Postgres.
Contras
- No ofrece API personalizada ni captura, transferencia o conectores de datos.
Pros
- Conecta herramientas populares (Trello, Github, HubSpot, Jira,Jira Service Desk, Monday.com, Asana y Zendesk) para crear flujos de trabajo de forma bidireccional.
Contras
- Su modelo “pago por usuario” te cobra por cada usuario mencionado en el ticket, sin necesidad de que trabaje en el proyecto
- No existe una forma fácil / obvia de compartir la propiedad administrativa de los flujos entre dos personas
Zapier
Precio: $20/mes por plan “Starter”
¿Prueba gratuita? Sí (100 tareas/mes. 5 zaps cada 15 minutos)
¿En Español? No
Pros
- Conecta miles de aplicaciones con su interfaz intuitiva.
- Paths y Autoreplays, además de integraciones premium
Contras
- Sin aplicaciones móviles.
- No es compatible con dispositivos Smart Home.
Tendencias y estadísticas sobre las herramientas para Automatizar Procesos
Según Deloitte, se estima que el aumento en la demanda por estas herramientas provocará un crecimiento del 10% de nuevas opciones durante la década.
El software de PSA evoluciona constantemente de múltiples maneras: algunos proveedores todavía se enfocan en abarcar todo en uno, mientras que otros prefieren especializarse en otras industrias. Otras tendencias importantes se describen a continuación.
- Trabajo Remoto o a Distancia: En vista del aumento constante de empleados y autónomos que trabajan de manera remota, el software de PSA se ha adaptado con funciones avanzadas para la colaboración.
- Gestión Estratégica del Portafolio: Si bien estas características no son críticas para la pequeña y mediana empresa (PYMES), sí lo son para las empresas medianas y grandes en industrias basadas en proyectos complejos con muchas partes movibles como arquitectura, ingeniería y construcción (AEC).