¿Qué son las Herramientas de Automatización de Procesos y quién las usa?

Las herramientas SaaS para la automatización de servicios profesionales o PSA por sus siglas en inglés (Professional Services Automation), ayudan a los profesionales y empresas a gestionar prácticamente casi todas las actividades de front-office y back-office, así como partes de sus workflows. Desde el trato al cliente a las tareas administrativas, casi todos los niveles son ya automatizables de una forma accesible.

El software de PSA, o herramientas de automatización como les llamamos con más frecuencia en SaaS Rank, permite realizar el seguimiento, la planificación, la gestión y la facturación de los servicios proporcionados por contratistas independientes y organizaciones de servicios, así como generar documentación como reportes de rendimiento en marketing y ventas.

Son utilizados por abogados, auditores, consultores de IT, emprendedores, especialistas de marketing, product managers, gestores de proyecto profesionales, entre otros perfiles, como una alternativa viable para pequeñas, medianas y grandes empresas, permitiendo aumentar la productividad y reducir los costos.

¿Cómo funcionan las herramientas de Automatización de Procesos?

En pocas palabras, interpretan información sobre los procesos dentro del workflow, como la gestión de proyectos y comunicaciones con el cliente, para ejecutar tareas según criterios pre-determinados, mejorar la eficiencia, la productividad y la rentabilidad de las operaciones del proyecto. Todos los departamentos de una empresa pueden usar estas herramientas.

Las herramientas de automatización de procesos suelen variar, acorde a las necesidades que se buscan satisfacer.

1. PSA Todo-en-Uno: Sistema integrado o conjunto de soluciones que suelen adquirirse por separado.
2. PSA Específico para la Industria: Mientras que la mayoría de los softwares de PSA aplican para cualquier industria, algunos tienden a especializarse en un sector o en una cantidad de sectores reducidos del nicho. Ej: Software de gestión de agencias de marketing.

Es esencial comprender qué funciones se incluyen en las herramientas de automatización de procesos y cómo se presentan, esto para poder elegir bien. Para que un producto califique y pueda incluirse en esta lista, debe:

• Brindar la posibilidad de crear workflows flexibles y según las necesidades de nuestro proyecto.
• Poder conectar de forma efectiva y segura con los productos SaaS de uso esencial o relevante en nuestro departamento o empresa.
• Tener acceso a la gestión de perfiles de clientes, oportunidades de ventas y comunicaciones.
• Incluir funciones para la gestión de contratos y los acuerdos de nivel de servicio (SLA).
• Proporcionar gestión de proyectos y portafolios para servicios profesionales.
• Ofrecer la funcionalidad de contabilidad o integrarse con software de empresarial, ofimática, financiero y contable.
• Registrar y asignar recursos según la necesidad y la disponibilidad.

Dentro de esta categoría encontramos productos SaaS líderes como Zapier e Integromat, que ofrecen una flexiblidad y capacidad superior a los productos especializados según sector. Herramientas como éstas, nos permiten conectar diversos productos y crear un workflow personalizado, ajustado a nuestras necesidades, para que se ejecuten las tareas requeridas según los criterios establecidos por nosotros, quienes conocemos mejor nuestros propios flujos de trabajo.

Beneficios y desafíos de las herramientas SaaS de Automatización de Procesos

Tanto empleados de una empresa de servicios, como socios y autónomos podrían verse beneficiados por el uso de software PSA. Pues reemplaza y/o unifica sistemas dispares utilizados por diferentes departamentos para conseguir lo siguiente:

• Óptima Gestión de Recursos: Para evitar el desperdicio, entregar proyectos de alta calidad y al mismo tiempo, presentar rentabilidad. Agiliza recurso humano, maquinaria, inventario, software, etc.
• Aumento en Productividad: Al administrar proyectos, tareas y actividades de manera colaborativa y ejecutando muchas tareas de forma automatizada, sin constante intervención humana.
• Mayor Satisfacción del Cliente: Al alinear las capacidades de tu empresa con las demandas exigidas. También facilitan la colaboración con los clientes, asegurando una comunicación efectiva.
• Disminución del Costo de los Ciclos de vida: Seguimiento del tiempo, los gastos y el progreso de varios proyectos, desde la concepción hasta la culminación. Registro automático de todos los datos y generación de los reportes para toma de decisiones efectiva.

Eso sí, tantos beneficios vienen con un costo:

• Complejidad: Dado que el software de PSA cubre todas o la mayoría de las necesidades comerciales de una empresa, puede ser difícil de adoptar y mantener operativo.
• Costo: El modelo de suscripción lo hace accesible, pero es posible que los compradores deban realizar inversiones adicionales en la configuración o integración del producto.
• Implementación de Dos Niveles: No todos los productos de PSA ofrecen funciones sólidas para todos los departamentos, lo que los llevaría a adquirirlos por separado.

Si ya conoces los beneficios y estás seguro de que puedes con los desafíos, entonces veamos las mejores que tenemos para ti.

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