#Herramientas de Automatizacion

¿Qué son las Herramientas de Automatización de Procesos y quién las usa?

Las herramientas SaaS para la automatización de servicios profesionales o PSA por sus siglas en inglés (Professional Services Automation), ayudan a los profesionales y empresas a gestionar prácticamente casi todas las actividades de front-office y back-office, así como partes de sus workflows. Desde el trato al cliente a las tareas administrativas, casi todos los niveles son ya automatizables de una forma accesible.

El software de PSA, o herramientas de automatización como les llamamos con más frecuencia en SaaS Rank, permite realizar el seguimiento, la planificación, la gestión y la facturación de los servicios proporcionados por contratistas independientes y organizaciones de servicios, así como generar documentación como reportes de rendimiento en marketing y ventas.

Son utilizados por abogados, auditores, consultores de IT, emprendedores, especialistas de marketing, product managers, gestores de proyecto profesionales, entre otros perfiles, como una alternativa viable para pequeñas, medianas y grandes empresas, permitiendo aumentar la productividad y reducir los costos.

¿Cómo funcionan las herramientas de Automatización de Procesos?

En pocas palabras, interpretan información sobre los procesos dentro del workflow, como la gestión de proyectos y comunicaciones con el cliente, para ejecutar tareas según criterios pre-determinados, mejorar la eficiencia, la productividad y la rentabilidad de las operaciones del proyecto. Todos los departamentos de una empresa pueden usar estas herramientas.

Las herramientas de automatización de procesos suelen variar, acorde a las necesidades que se buscan satisfacer.

  1. PSA Todo-en-Uno: Sistema integrado o conjunto de soluciones que suelen adquirirse por separado.
  2. PSA Específico para la Industria: Mientras que la mayoría de los softwares de PSA aplican para cualquier industria, algunos tienden a especializarse en un sector o en una cantidad de sectores reducidos del nicho. Ej: Software de gestión de agencias de marketing.


Es esencial comprender qué funciones se incluyen en las herramientas de automatización de procesos y cómo se presentan, esto para poder elegir bien. Para que un producto califique y pueda incluirse en esta lista, debe:

  • Brindar la posibilidad de crear workflows flexibles y según las necesidades de nuestro proyecto.
  • Poder conectar de forma efectiva y segura con los productos SaaS de uso esencial o relevante en nuestro departamento o empresa.
  • Tener acceso a la gestión de perfiles de clientes, oportunidades de ventas y comunicaciones.
  • Incluir funciones para la gestión de contratos y los acuerdos de nivel de servicio (SLA).
  • Proporcionar gestión de proyectos y portafolios para servicios profesionales.
  • Ofrecer la funcionalidad de contabilidad o integrarse con software de empresarial, ofimática, financiero y contable.
  • Registrar y asignar recursos según la necesidad y la disponibilidad.


Dentro de esta categoría encontramos productos SaaS líderes como Zapier e Integromat, que ofrecen una flexiblidad y capacidad superior a los productos especializados según sector. Herramientas como éstas, nos permiten conectar diversos productos y crear un workflow personalizado, ajustado a nuestras necesidades, para que se ejecuten las tareas requeridas según los criterios establecidos por nosotros, quienes conocemos mejor nuestros propios flujos de trabajo.

Beneficios y desafíos de las herramientas SaaS de Automatización de Procesos

Tanto empleados de una empresa de servicios, como socios y autónomos podrían verse beneficiados por el uso de software PSA. Pues reemplaza y/o unifica sistemas dispares utilizados por diferentes departamentos para conseguir lo siguiente:

  • Óptima Gestión de Recursos: Para evitar el desperdicio, entregar proyectos de alta calidad y al mismo tiempo, presentar rentabilidad. Agiliza recurso humano, maquinaria, inventario, software, etc.
  • Aumento en Productividad: Al administrar proyectos, tareas y actividades de manera colaborativa y ejecutando muchas tareas de forma automatizada, sin constante intervención humana.
  • Mayor Satisfacción del Cliente: Al alinear las capacidades de tu empresa con las demandas exigidas. También facilitan la colaboración con los clientes, asegurando una comunicación efectiva.
  • Disminución del Costo de los Ciclos de vida: Seguimiento del tiempo, los gastos y el progreso de varios proyectos, desde la concepción hasta la culminación. Registro automático de todos los datos y generación de los reportes para toma de decisiones efectiva.


Eso sí, tantos beneficios vienen con un costo:

  • Complejidad: Dado que el software de PSA cubre todas o la mayoría de las necesidades comerciales de una empresa, puede ser difícil de adoptar y mantener operativo.
  • Costo: El modelo de suscripción lo hace accesible, pero es posible que los compradores deban realizar inversiones adicionales en la configuración o integración del producto.
  • Implementación de Dos Niveles: No todos los productos de PSA ofrecen funciones sólidas para todos los departamentos, lo que los llevaría a adquirirlos por separado.


Si ya conoces los beneficios y estás seguro de que puedes con los desafíos, entonces veamos las mejores que tenemos para ti.

Top 12 herramientas para Automatizar Procesos en el 2021

Akiflow

Precio: Early Access gratuito

¿Prueba gratuita? Si

¿En Español? No

Pros

  • Categoriza el historial de tu navegador, para encontrar lo que busques.

  • Diseño ordenado e intuitivo. Disponible en Windows y MacOS.

Contras

  • Aún está en Early Access y la cola para entrar es limitada.

Back

Precio: Contacta para obtener cotización

¿Prueba gratuita? No

¿En Español? No

Pros

  • Organización y automatización de peticiones realizadas por empleados

  • Guarda respuestas de preguntas recurrentes para re-enviar cuando quieras.

  • Base de conocimientos al convertir las dudas más extensas/complejas en artículos informativos.

Contras

  • No ofrece una solución de gestión de activos (pero viene en camino)

  • No ofrece aplicaciones de ordenador ni móvil.

Captain Data

Precio: 100 €/mes por plan “Lunar”

¿Prueba gratuita? 14 Días

¿En Español? No

Pros

  • Utiliza bots prefabricados. Extrae los datos de su propio CRM, o exporta al tuyo de preferencia.

  • Integración Airtable y hojas de cálculo (como Google Sheets).

Contras

  • Sólo ofrece integración con 9 plataformas de terceros (a Marzo del 2021)

  • Costo considerablemente alto (en comparación con competidores)

Flowdash

Precio: $25/mes/usuario por plan “”Essentials”

¿Prueba gratuita? Sí (14 días)

¿En Español? No

Pros

  • Procesa reclamaciones, modera contenidos, y mantén control de riesgos.

  • Notificaciones una vez se completa cada incorporación de forma exitosa.

Contras

  • No cuenta con más integraciones a herramientas de terceros (además de Zapier)

  • Tampoco dispone de aplicación móvil.

IFTTT

Precio: $ 3,99/mes por plan “Pro”

¿Prueba gratuita? Sí (3 Applets propios. Ilimitados de la comunidad)

¿En Español? No

Pros

  • Conecta/sincroniza tus redes sociales y dispositivos IOT

  • Utiliza applets ilimitados creados por la comunidad.

  • Web-based y aplicación móvil.

Contras

  • Solo los usuarios pagos pueden crear subprogramas (applets) de varios pasos.

  • La sección de actividades necesita mejores herramientas organizativas.

Integromat

Precio: $9.00/mes por plan “Basic”

¿Prueba gratuita? Sí (1.000 operaciones, 100 MB de transferencia y 15 min. de intervalo)

¿En Español? No

Pros

  • Conecta a cualquier servicio web (gracias a los módulos HTTP, SOAP y JSON)

  • Conecta aplicaciones populares sin escribir código

Contras

  • Necesita documentación de soporte más completa para conectar varias plataformas y solucionar errores.

  • No puede clonar escenarios o reproducir un escenario u operación sin tener que activarlo nuevamente desde el principio.

Mantle

Precio: Gratis

¿Prueba gratuita? Si

¿En Español? No

Pros

  • Herramientas con datos de Airtable para cubrir tus necesidades

  • Interfaz personalizable y sistema “drag-and-drop”

Contras

  • Puede tomar un tiempo capacitar al personal en el uso del sistema.

n8n.io

Precio: Gratis

¿Prueba gratuita? Si

¿En Español? No

Pros

  • Mueve y transforma datos entre más de 90 aplicaciones y bases de datos.

  • Ejecuta localmente o en la nube, con licencia de “código justo”

Contras

  • Es complicado de instalar

Parabola

Precio: $0,08/crédito

¿Prueba gratuita? Sí

¿En Español? No

Pros

  • Automatiza tareas repetitivas de tiendas de comercio electrónico (Ecommerce)

  • Incluye interfaz gráfica simple y plantillas prefabricadas (llamadas “recetas”)

Contras

  • Presenta algunos problemas al conectar con Google Analytics.

  • La mayoría de funciones están bloqueadas en la prueba gratuita

Phiona

Precio: $20/mes por plan “Starter”

¿Prueba gratuita? Sí, 14 Dias

¿En Español? No

Pros

  • Extrae y transforma data de archivos locales, hojas de cálculo, y base de datos.
  • Versión 1.0 soporta MySQL y Postgres.

Contras

  • No ofrece API personalizada ni captura, transferencia o conectores de datos.

Unito

Precio: $19/mes por plan Personal

¿Prueba gratuita? No

¿En Español? No

Pros

  • Conecta herramientas populares (Trello, Github, HubSpot, Jira,Jira Service Desk, Monday.com, Asana y Zendesk) para crear flujos de trabajo de forma bidireccional.

Contras

  • Su modelo “pago por usuario” te cobra por cada usuario mencionado en el ticket, sin necesidad de que trabaje en el proyecto

  • No existe una forma fácil / obvia de compartir la propiedad administrativa de los flujos entre dos personas

Zapier

Precio: $20/mes por plan “Starter”

¿Prueba gratuita? Sí (100 tareas/mes. 5 zaps cada 15 minutos) 

¿En Español? No

Pros

  • Conecta miles de aplicaciones con su interfaz intuitiva.

  • Paths y Autoreplays, además de integraciones premium

Contras

  • Sin aplicaciones móviles.

  • No es compatible con dispositivos Smart Home.

Tendencias y estadísticas sobre las herramientas para Automatizar Procesos

Según Deloitte, se estima que el aumento en la demanda por estas herramientas provocará un crecimiento del 10% de nuevas opciones durante la década.

El software de PSA evoluciona constantemente de múltiples maneras: algunos proveedores todavía se enfocan en abarcar todo en uno, mientras que otros prefieren especializarse en otras industrias. Otras tendencias importantes se describen a continuación.

  • Trabajo Remoto o a Distancia: En vista del aumento constante de empleados y autónomos que trabajan de manera remota, el software de PSA se ha adaptado con funciones avanzadas para la colaboración.
  • Gestión Estratégica del Portafolio: Si bien estas características no son críticas para la pequeña y mediana empresa (PYMES), sí lo son para las empresas medianas y grandes en industrias basadas en proyectos complejos con muchas partes movibles como arquitectura, ingeniería y construcción (AEC).