Diagrama de Gantt: Ventajas y desventajas para la planificación de proyectos

Diagrama de Gantt: Ventajas y desventajas para la planificación de proyectos

Tabla de Contenidos

Antes de detallar ventajas y desventajas del diagrama Gantt, hagamos un poco de historía para conocer los antecedentes de una herramienta de planificación de tareas y gestión de proyectos que sigue vigente, a pesar de ser más que centenaria.

Los registros documentales apuntan al ingeniero polaco Karol Adamiecki, quien en 1896 diseñó el harmonograma, lo que sería la versión anticipada del gráfico empleado en fábricas estadounidenses a principios del siglo XX para calcular el tiempo que tardaban los obreros en ejecutar cada una de las tareas asignadas.

Según los registros documentales, Adamiecki publicó su invento en ruso y polaco, estableciendo barreras lingüísticas para su uso en tierras de habla inglesa. Pero, alrededor de 1910, Henry Laurence Gantt, ingeniero norteamericano promotor de la escuela científica de gestión, creó y popularizó su diagrama de Gantt.

Originalmente, los proyectos se representaban dibujando, sobre pliegos de papel, barras verticales que indicaban las tareas a realizar y barras horizontales que apuntaban su tiempo de ejecución. Y, aunque ese sigue siendo el esquema básico, la tecnología digital desplazó los folios dando nuevos alcances al viejo gráfico.

¿Por qué el diagrama de Gantt no ha pasado de moda? La respuesta podría estar en la sencillez que lo caracteriza para representar los elementos de un plan de acción que, automatizado, facilita sobreposición tareas, incorporación de datos, monitoreo de actividades y clara gestión de proyectos con fecha de inicio y fin.

Cerrando la antesala a las ventajas y desventajas del diagrama de Gantt, vale apuntar que para gestionar propuestas complejas debe usarse junto a un método de análisis de tareas PERT, del inglés Program Evaluation and Review Techniques, o un sistema de cálculo de tiempos y plazos, o CPM, del inglés Critical Path Method.

Mejores herramientas para diagrama de Gantt

Ventajas del diagrama de Gantt

Útil, simple y sencillo de utilizar

Esta herramienta es tan fácil de utilizar, que no requiere entrenamiento especial. Como apuntamos, en el diagrama de Gantt se representan las tareas del proyecto en barras verticales, mientras sus tiempos de ejecución se muestran en barras horizontales.

Esta simplicidad permite tener una visión global de todos los aspectos de la propuesta en marcha y, por supuesto, favorece la integración del equipo de trabajo que comprende, en conjunto, el flujo de las actividades. Además, se puede dibujar sobre pliegos de papel, como antes, o utilizando un software informático.

Muestra el proyecto en perspectiva

Ordenar las tareas pendientes y sus fechas de ejecución utilizando barras de distintos colores y longitudes, ofrece una visión global que permite determinar el avance de las actividades y la evolución del proyecto. Además, esta visión en perspectiva fortalece el compromiso de todos los miembros del equipo de trabajo, pues cada uno, de manera individual, conocerá la importancia de culminar sus tareas en el tiempo previsto para evitar afectar el flujo de las actividades asociadas.

Facilita el marcado de una hoja de ruta

La visión global que ofrece un proyecto representado con un diagrama de Gantt, además, le facilita al responsable principal la elaboración de la hoja de ruta que, orientada al logro de resultados, debe entregar a todos los miembros del equipo.

Este cronograma marca la línea de tiempo de una manera muy sencilla y funcional. No solo permite analizar la evolución del proyecto según el cronograma de actividades, sino priorizar el cumplimiento de las tareas de acuerdo al progreso.

Acepta la integración de proyectos

En este artículo sobre ventajas y desventajas del diagrama de Gantt, sería injusto no mencionar la flexibilidad como una de las mejores fortalezas de esta herramienta centenaria. Y, es que este tipo de gráfico permite integrar varios proyectos, mostrar todas las tareas en orden cronológico, y alterar las fechas de inicio y fin según las prioridades.

Pero, por supuesto, lo ideal para aprovechar este beneficio es olvidar los pliegos de papel para dibujar barras verticales y horizontales, y trabajar frente a la pantalla digital con un software especializado de diagrama de Gantt.

Permite la interconexión de actividades

Mientras más complejo es un proyecto, más tareas se suman a la propuesta. En estos casos, el diagrama de Gantt mostrará actividades que deben ejecutarse en paralelo, otras que se solapan, algunas que se aplazan y las posteriores que se actualizan.

Pero, ¿es viable gestionar un proyecto grande de la manera tradicional? Pues, en realidad, resultaría tan engorroso que la recomendación es trabajar con una herramienta digital. En este enlace, te enseñamos una selección con las mejores soluciones especializadas en visualización Gantt.

Combina tareas de manera sistemática

Las tareas de un proyecto nunca son lineales. En este sentido, el diagrama de Gantt permite sobreponer asignaciones y definir de manera sistemática la duración de cada una de las actividades programadas para completar un proyecto de manera exitosa. Aunque el cumplimiento de una actividad pueda estar asociado al resultado de otras tareas, el inicio de una nueva asignación no necesariamente depende de la culminación de aquellas que están en curso. Por eso se considera que, más allá de un gráfico de barras, el diagrama de Gantt es una herramienta de planificación.

Favorece la motivación del equipo humano

La facilidad que brinda el diagrama de Gantt para ordenar y priorizar las tareas, monitorear el progreso de las actividades, observar el desempeño de cada colaborador, documentar imprevistos, implementar soluciones y supervisar los procesos en curso con la participación de todo el equipo humano, favorece, sin duda alguna, su motivación y consecuente productividad.

Además, para un trabajador comprometido, la evolución tangible de un proyecto y el reconocimiento de su labor como aporte valioso, también se traduce en el beneficio de la rentabilidad para la empresa.

Mejores herramientas para diagrama de Gantt

Desventajas del diagrama de Gantt

Dificulta precisar múltiples tareas

Ya mencionamos que las tareas no son lineales y que los proyectos complejos incluyen algunas asignaciones que se solapan o se ejecutan en paralelo. Y, en este sentido, trabajar un diagrama de Gantt de la manera tradicional significaría un verdadero desperdicio de recursos.

Sería un reto astronómico pretender descifrar los progresos interpretando un gran número de barras verticales y horizontales superpuestas, incorporar los cambios que sean necesarios y actualizar el gráfico de acuerdo al análisis del avance del proyecto. ¡Un software es la solución!

Flexibilidad limitada en contextos complejos

Sobre ventajas y desventajas del diagrama de Gantt, vale la pena apuntar que, si bien es cierto que la flexibilidad es una fortaleza en propuestas sencillas, en proyectos complejos este beneficio es bastante limitado. La razón es simple. La herramienta centenaria es bastante lineal si se trabaja de la manera tradicional. Y esta condición de rigidez impide gestionar diligentemente el comportamiento de los modernos mercados globales tan activos, cambiantes y dinámicos.

Deficiente o nula valoración de riesgos

Gestionar los riesgos es un aspecto fundamental en todo proyecto, pues enfrentar una situación de crisis sin plan de contingencia, llevaría cualquier propósito a la ruina. Y, la arquitectura rígida del diagrama de Gantt no es precisamente la mejor ayuda en lo que a evaluación de riesgos se refiere.

Sin embargo, sigue siendo una excelente herramienta para gestión de proyectos, utilizada junto a algún software diseñado para la predicción y valoración de imprevistos y situaciones de riesgo.

Difícil trazado de tareas y actividades

La gestión de proyectos requiere claridad en la definición de todas las tareas y de cada una de las actividades programadas, así como de los pasos de ejecución de las mismas. Y, esto se convierte en un verdadero reto cuando se trabaja el gráfico sin apoyo complementario. Apuntar los pequeños detalles de cada una de las tareas a ejecutar, se puede convertir en un maremágnum de trazos sobre extensos pliegos de papel. ¿La solución? Un software de diagrama de Gantt.

Exige prever meta final y tiempo de ejecución

No todos los proyectos pueden gestionarse con un diagrama de Gantt. Es necesario que la propuesta tenga elementos cronológicos, incluyendo fecha de inicio y fecha de culminación. El cálculo del tiempo que tarda una persona o un equipo humano en ejecutar una tarea o un proyecto en general, es la clave para el funcionamiento de esta herramienta centenaria.

Por eso tuvo tanto éxito cuando se implementó en las industrias de manufactura de los Estados Unidos, a comienzos del siglo XX.

Es necesario apuntar todas las actualizaciones

Siempre hará falta documentar los pormenores del día a día, pero cuando se trata de trabajar utilizando un diagrama de Gantt sin apoyo adicional, esta tarea es imprescindible. Sin embargo, utilizar una herramienta para automatizar los procesos, facilitará la adecuada gestión de proyectos apoyados en el sistema centenario del ingeniero Gantt.

Prepararlos puede demandar mucho tiempo

Analizando ventajas y desventajas del diagrama Gantt hay que incluir lo sencillo que parece elaborar un gráfico con barras verticales que indican tareas, y barras horizontales que apuntan fechas de culminación. Es cierto que ya no se usan pliegos de papel para dibujar proyectos. Ahora basta con una hoja de cálculo Excel para representar la propuesta y personalizar la presentación. Pero, ¿será sencillo controlar el progreso de las tareas que se solapan o se ejecutan en paralelo? Pues, como la respuesta es NO, la industria del software llegó para minimizar el engorro.

¿Qué es un software de diagrama de Gantt?

Hay razones de sobra para explicar la sobrevivencia de la herramienta centenaria. Y, es que a lo largo de los años ha resultado tan efectiva, que el mercado digital desarrolló soluciones tecnológicas para automatizar todos los procesos asociados a la gestión de proyectos basados en el diagrama Gantt.

Algunos softwares exigen pago de licencia, otros son de uso gratuito y todos son amigables. En este enlace encontrarás las opciones para iniciar esta década en positivo, planificando tareas y gestionando nuevos proyectos al estilo Gantt.

Hemos dedicado un artículo completo a los productos SaaS, todos ellos disponibles en SaaS Rank, para que puedas desde ya organizar tus proyectos, tareas y equipos según la metodología del diagrama de Gantt. Puedes leerlo aquí.

Cómo crear un diagrama de Gantt en 5 pasos

Antes de implementar el uso de un software para gestionar un proyecto basado en el diagrama de Gantt, es necesario tener en cuenta cinco pasos preliminares que son imprescindibles. En desglose:

  1. Elaborar una lista de tareas esenciales para iniciar y culminar el proyecto con éxito, sin olvidar la importancia de establecer prioridades.
  2. Apuntar fecha de inicio de cada tarea, así como lapsos de tiempo previstos para su debida ejecución, calculando imprevistos y retrasos.
  3. Crear una lista con subtareas o asignaciones interdependientes que también deben proyectar fechas de inicio y culminación.
  4. Compartir los alcances del proyecto con el equipo humano que se encargará del cumplimiento de las tareas o asignaciones.
  5. Recordar que el equipo de colaboradores está integrado por seres humanos que, con buen trato y consideración, responden mejor al compromiso.

Si estás listo para probar la metodología Gantt, inténtalo con alguna de las herramientas SaaS que sugerimos en nuestra web.

Comparte este post

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on reddit
Share on whatsapp
Share on email

* Al apuntarte a nuestra lista, aceptas la política de privacidad de SaaS Rank. Para saber más, haz clic aquí.

Para mejorar la experiencia de nuestros usuarios, SaaS Rank utiliza cookies propias y de terceros para fines analíticos. Puedes cambiar la configuración u obtener más información consultando la Política de Cookies.    Más información
Privacidad