Automatizar workflow: ¿Por qué es importante en 2021?

Automatizar workflow: ¿Por qué es importante en 2021?

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Automatizar workflow se presenta como una nueva prioridad en el lugar de trabajo. Y es que ser productivos hoy en día no es sencillo. Si no somos conscientes y preventivos en el uso de las herramientas SaaS en nuestro trabajo, estas pueden complicar aún más la rutina. Es peor el remedio que la enfermedad.

Si nuestro workflow habitual involucra tareas en múltiples áreas de negocio, podríamos terminar perdiendo invaluables horas de trabajo, que se traducen luego en días y más. Nuestra misión por ser más eficientes literalmente habría tomado el rumbo contrario.

Afortunadamente, en el vasto ecosistema SaaS hay productos para todo. El problema es dónde poder encontrar el producto que mejor se ajusta a la necesidad. En casos como este, contar con un recurso como SaaS Rank resulta de gran ayuda, al ser nuestra misión armar a los usuarios con las mejores herramientas para que materializen sus proyectos.

De vuelta al reto que tenemos entre manos, nuestro workflow tiene que fluir sin fricciones y con el mínimo de acciones manuales necesarias.

El objetivo de este artículo es describir el workflow moderno, en especial el de los emprendedores y PYMES, explicar cómo lucen workflows típicos en diferentes áreas de trabajo, dejar claro la importancia de automatizar estos workflows tanto como sea posible y finalmente indicar los primeros pasos para lograrlo.

¿Qué es un workflow y cómo luce?

Empecemos con el concepto más básico: workflow.

Un workflow o flujo de trabajo es un patrón consistente y repetitivo de actividades que involucra entrada y salida sistemática de datos. Cada proceso del workflow toma datos y los transforma, dándonos el resultado que buscamos. Esta secuencia de operaciones puede ser llevada a cabo por un individuo o por una organización.

Un workflow puede consistir en un proceso sencillo (investigar, escribir un artículo, editarlo y publicarlo en un sitio web, por ejemplo) o ser una compleja operación que requiere múltiples roles (diseñar un sitio web hasta conseguir la versión estética final, pasar a los desarrolladores para su programación, probar, depurar y lanzar).

Lo más probable es que si trabajas con información, independientemente tu sector, tengas un flujo de trabajo con múltiples tareas que debes completar de forma recurrente. Si eres lo que se denomina un trabajador del conocimiento, lo más probable es que tu workflow incluya más de una herramienta informática para llevar a cabo tu trabajo.

Con la transición hacia trabajo remoto debido al COVID-19 en 2020, el uso de herramientas informáticas, muchas de ellas productos SaaS, ha hecho aún más evidente la importancia de la automatización inteligente. Inclusive para aquellos profesionales que dependían poco de herramientas digitales antes de la transición, ahora automatizar resulta una opción muy valiosa.

¿A qué nos referimos con automatizar?

El proceso de automatizar nuestros workflows involucra, en la mayoría de los casos, integrar una herramienta con otra para la correcta transmisión de datos. En vez que tomar manualmente una serie de datos desde una plataforma y llevarlas a otra para procesarla, automatizamos este proceso para que ambas herramientas estén integradas y se comuniquen. Muchas veces esta comunicación ocurre bidireccionalmente, alimentando datos desde ambos extremos.

Ahora, en términos prácticos, ¿qué pasa cuando automatizas tu workflow? Miremos múltiples casos.

Para dar ejemplos reales, vamos a hacer referencia a automatizaciones existentes en Zapier, nuestra herramienta SaaS de confianza para la automatización de workflows.

Automatización en ventas

En ventas, la agilidad puede hacer la diferencia entre pérdidas y ganancias.

Si trabajamos en un equipo comercial y llevamos a cabo tareas de forma manual, lo más probable es que estemos perdiendo tiempo valioso y, en consecuencia, dinero. Usar soluciones en CRM, formularios, comunicaciones con leads, soporte a clientes, gestionar citas y reuniones, gestionar bases de datos y más, se puede convertir rápidamente en una pesadilla.

Veamos varios casos reales.

LinkedIn Lead Gen Forms y Salesforce

Logramos generar nuevos leads para nuestro negocio con LinkedIn Lead Gen Forms y necesitamos mover la información hacia Salesforce, nuestro CRM, para que el equipo comercial trabaje en la posible venta.

La opción manual sería tomar la información de cada lead en LinkedIn y crear un nuevo contacto en Salesforce, llenando los campos manualmente.

La opción automatizada enviaría los datos de cada lead desde LinkedIn en tiempo real y crearía el nuevo contacto en Salesforce sin que tengamos que invertir un minuto atendiendo la nueva información.

Salesforce y Google Calendar

Gestionamos nuevos eventos, como reuniones con los leads, en Salesforce y deseamos incluirlos en nuestra agenda semanal de Google Calendar para tener control total de nuestro tiempo y recibir notificaciones en nuestro móvil sobre dichas reuniones.

La opción manual sería crear el evento en Salesforce y luego volverlo a hacer en Google Calendar, verificando que la información es idéntica en ambos lados.

La opción automatizada enviaría los datos del evento en tiempo real desde Salesforce y crearía un evento idéntico en Google Calendar.

Unbounce y Pipedrive

Tenemos una landing page con Unbounce ofreciendo un nuevo servicio y registramos múltiples leads que se almacenan en la plataforma, creando la necesidad de crear una nueva oportunidad de venta en Pipedrive, nuestro CRM.

La opción manual nos obligaría a ir a Unbounce para revisar los nuevos leads generados, revisar la información y crear manualmente los contactos en Pipedrive (tener en cuenta que una campaña exitosa con Unbounce puede generar decenas o cientos de leads en muy poco tiempo).

La opción automatizada enviaría los datos en tiempo real desde Unbounce hacia Pipedrive, que recibiría la información debidamente organizada y crearía las nuevas oportunidades para que nuestro equipo de venta empiece a trabajar inmediatamente.

Pipedrive y Todoist

Según las oportunidades de ventas disponibles en Pipedrive, tú o tu equipo de comerciales deben organizar las actividades a llevar a cabo. Para organizar estas acciones se utiliza Todoist, nuestro gestor de tareas de confianza.

La opción manual es revisar la información que nos ofrece Pipedrive, tomar notas e ir a Todoist para crear y asignar las tareas.

La opción automatizada es organizar la información en Pipedrive correctamente y dejar que se envíen los datos a Todoist para la creación automática de las tareas.

Nuestros comerciales deben ser ágiles. Para lograrlo, el proceso de manipulación de datos también tiene que serlo. Las miles de automatizaciones disponibles lo hacen sencillo.

Automatización en gestión de proyectos

Ahora, ¿cómo se puede beneficiar la gestión de proyectos en nuestra empresa si empleamos la automatización en los flujos de trabajo diarios? ¿Pueden los project managers hacer un mejor trabajo, ahorrando tiempo y recursos, si aprovechan el potencial que plataformas como Zapier ofrecen? Exploremos algunos casos reales.

Slack y Trello

Nos comunicamos con nuestro equipo remoto de profesionales vía Slack, hablando sobre las prioridades del proyecto en curso y discutiendo puntos importantes. Cuando llegamos a conclusiones importantes sobre el trabajo, tomamos la información y creamos una tarjeta en el tablero compartido del equipo en Trello, en donde realmente se está organizando el proyecto.

La opción manual es revisar la conversación con el equipo en Slack, buscar la información clave para la tarea en cuestión, tomarla y crear manualmente una tarjeta en Trello con dicha información.

La opción automatizada, por el otro lado, consistiría en marcar el mensaje de Slack como favorito, lo que dispararía la automatización, generando de forma automática una tarjeta en la lista y tableros de Trello designados.

Gmail y Trello

Recibimos recursos clave para nuestro proyecto vía Gmail y necesitamos hacerles accesibles para el resto del equipo.

La opción manual es revisar el mensaje de email en cuestión, tomar todo su contenido, incluyendo los documentos adjuntos si aplica, y crear manualmente una tarjeta en Trello con esta información.

La opción automatizada sería marcar el mensaje en cuestión desde Gmail con una etiqueta especial determinada por la integración, lo que dispararía la automatización, creando una tarjeta de Trello con todo el contenido del mensaje recibido.

Evernote y Todoist

Utilizamos Evernote para hacer apuntes esenciales para nuestro trabajo y, eventualmente, encontramos información que debemos repasar en el futuro o de la que se derivan nuevas actividades. El problema es que Evernote no es un gestor de tareas (utilizarlo como to-do list puede dar muchos dolores de cabeza), así que terminamos gestionando nuestras tareas con Todoist de forma paralela.

La forma manual de integrar todo este proceso sería trabajando en Evernote, revisando las notas que merecen nuestra atención, seleccionando manualmente aquellas con las que tenemos que trabajar en el futuro y luego ir a Todoist para crear tareas como recordatorios para ello.

La opción automatizada consistiría simplemente en crear recordatorios de Evernote sobre las notas que nos interesan y esta acción por sí sola crearía automáticamente una tarea en Todoist, centralizando así nuestra planificación de actividades.

Uno de los mayores retos en la gestión de proyectos es centralizar información y tener los recursos necesarios siempre a la mano. A medida que gestionamos cierto volumen de trabajo, es inevitable que la información se acumule, muchas veces de forma caótica.

Intentamos organizar la información con carpetas, siguiendo algún tipo de estructura de archivos que parece tener sentido (pensar en Google Drive o servicios similares y lo que ocurre cuando tenemos unos pocos cientos o miles de documentos). No pasa mucho tiempo hasta que finalmente nos damos cuenta de que el sistema elegido tiene poco sentido. Todo empeora cuando utilizamos una herramienta para comunicarnos con el equipo, otra para organizar las tareas, otra para hablar con el cliente y así… Caos asegurado.

El project manager tiene una oportunidad de centralizar toda la información y la forma en la que ocurre el trabajo en sí (por ejemplo, destinando toda la información a un tablero de Trello adecuadamente diseñado según la naturaleza del proyecto). Pero centralizar la información tiene un costo importante en tiempo y esfuerzo. Poder automatizar múltiples procesos para que toda la información termine debidamente organizada en un solo lugar, sea el gestor de proyectos de tu preferencia, puede cambiar radicalmente el resultado final.

Automatización en marketing

Antes de acabar, revisemos el potencial de automatizar nuestro workflow si trabajamos en marketing.

Aquellos que trabajamos en marketing sabemos que todo puede salirse de control muy rápidamente. Anuncios publicitarios activos en múltiples redes sociales, campañas de email por enviar, landing pages activas capturando nuevos leads, auditar nuestro sitio web y la competencia para hacer mejoras en SEO, nuevos datos demográficos que procesar en nuestra herramienta designada de analytics, descubrir nuevas tendencias para crear contenido adecuado…

Inevitablemente, equipos de marketing terminan utilizando un stack generoso de herramientas SaaS. Transmitir datos de herramienta en herramienta, una etapa fundamental para el buen funcionamiento de los esfuerzos de marketing, puede ser una actividad caótica. Automatizar el proceso puede aliviar el problema.

¿Qué casos de la vida real representan bien el potencial de automatizar en este caso?

Typeform y Mailchimp

Tenemos un enlace en nuestra web hacia un formulario de Typeform en el que buscamos capturar leads altamente cualificados, segmentados según las necesidades de nuestra campaña. Un formulario de opt-in sencillo no nos es suficiente, así que utilizamos Typeform para obtener estos datos con éxito. Posteriormente, queremos utilizar estos leads para comunicarnos con ellos vía campañas de email gestionadas con Mailchimp, por lo que debemos de tener estos contactos debidamente creados en una de nuestras listas dentro de la plataforma de email marketing.

El proceso manual sería dar un repaso manual a los datos obtenidos por Typeform, obtener la información (sea copiando manualmente o exportando de forma masiva la información desde Typeform) y llevarla a Mailchimp para crear los nuevos contactos, lo cual requiere una inversión de tiempo.

La opción automatizada consistiría en integrar la herramienta SaaS de formularios para que envíe datos de los nuevos leads de forma inmediata hacia Mailchimp, creando los contactos en la lista designada.

Trello y Buffer

Utilizamos Trello para revisar y curar contenido que luego será compartido con los seguidores de nuestra marca en redes sociales. Sin embargo, no publicamos directamente en redes sociales, sino que utilizamos Buffer para organizar y programar la publicación de nuestro contenido. Trello también resulta útil en este caso porque el tablero está compartido con el resto del equipo y todos curamos el contenido, lo que mejora sin duda alguna el resultado final… pero también lo complica al momento de ir a publicar con Buffer (se paga por usuario, lo que dispara el precio si trabajamos en equipo).

La forma manual consistiría en organizar el contenido curado en el tablero del gestor de proyectos, ir a Buffer y programar uno a uno los ítems seleccionados, siempre conscientes del costo que supone múltiples usuarios activos en la misma cuenta.

Sin embargo, el método automatizado soluciona múltiples problemas: las tarjetas creadas en Trello con el contenido curado automáticamente se transmitirían a Buffer, compartiendo lo deseado sin siquiera entrar en la conocida herramienta para social media.

Hubspot Marketing Hub y Facebook Lead Ads

Gestionamos todas nuestras operaciones de marketing desde la robusta plataforma de Hubspot Marketing Hub. Sucede que lanzamos una campaña de anuncios en Facebook para generar nuevos leads, los cuales, eventualmente, recibirán campañas de email gestionadas con Hubspot. A medida que la campaña en Facebook Lead Ads está activa, capturamos nuevos leads, cuyos datos se quedan en la herramienta de negocios de la red social.

El método manual sería ir a Facebook Lead Ads y exportar la información de los nuevos leads para prepararla y llevarla a Hubspot, creando nuevos contactos en la plataforma de marketing para su posterior uso en nuevas acciones de marketing.

El método automatizado consistiría en conectar la herramienta de Facebook con Hubspot, haciendo que nuevos contactos se creen automáticamente en Hubspot cada vez que se captura un nuevo lead a través de la campaña.

Con la cantidad de datos que se obtienen durante las labores de marketing, es muy fácil que todo se salga de control. El resultado puede ser una muy mal coordinada y desorganizada estrategia de marketing que logre poco o nada.

¿Por qué automatizar tu workflow en 2021?

La tendencia es clara: cada vez utilizamos más herramientas SaaS para cumplir con nuestro trabajo. Aún cuando solo se trate de unas hojas de cálculo en Google Sheets o unos mensajes enviar a nuestros clientes con Sendinblue, existen automatizaciones que pueden facilitar el proceso.

Para todos aquellos que se cuestionan la importancia de automatizar sus workflows hoy en día, solo hace falta hacer un ejercicio: ¿cuántas horas invierten día a día, semana a semana, en pequeñas tareas de bajo impacto que perfectamente se podrían automatizar? Conociendo ese número, ¿dónde podrían estar invirtiendo esas horas que antes no tenían?

Aún si cuesta dinero (pensar en el costo mensual de Zapier), olvidarse de estas pequeñas tareas para ganar tiempo es una oportunidad invaluable. Nuestro recurso más valioso, el tiempo, es a su vez el más escaso y fácil de derrochar.

Entonces, ¿por dónde empezar?

  • Conoce las integraciones nativas de tus herramientas: El primer paso es saber si las herramientas SaaS que utilizas ofrecen integraciones nativas. Muchas veces no hace falta utilizar un servicio de integraciones para conectar dos o más herramientas dentro de tu workflow. Por ejemplo, Todoist se integra de forma nativa con Google Calendar (en su versión Premium), Trello ofrece incontables integraciones con decenas de servicios a través de los Power-ups, Asana se conecta con Microsoft Teams, Slack y Salesforce, entre otros muchos ejemplos. Automatizar tu workflow con integraciones nativas siempre será más fácil y efectivo, ya que los productos SaaS suelen hacer muy sencillo el proceso.
  • Trabaja con una plataforma de integraciones como Zapier y IFTTT: Si no tienes integraciones nativas al alcance, tienes que elegir un servicio de integraciones como Zapier y IFTTT. Estas herramientas te permiten elegir dos servicios y una amplia variedad de opciones y templates para definir las acciones dentro del workflow. Simplemente debemos responder el resultado en la herramienta Y cuando se genera un evento en la herramienta X. Lo mejor, especialmente en Zapier, son las incontables plantillas a nuestra disposición, ordenadas por su popularidad entre los usuarios.

Sin dudas, en el futuro hablaremos much más de Zapier y automatización, incluyendo nuestro aporte en forma de tutoriales y guías. En SaaS Rank estamos convencidos de que automatizar tu workflow será una de las prioridades en el futuro cercano, especialmente a medida en el que el uso recurrente de herramientas SaaS se convierte en la norma.

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